Microsoft Change Management und Adoption: Strategien für den Erfolg

Es geht nicht nur darum, die Tools zu installieren und einzuschalten. Um die Akzeptanz zu erhöhen, müssen Sie eine IT-Change-Management-Strategie für Microsoft 365 definieren. Wir untersuchen Herausforderungen und Strategien für die Einführung von Änderungen und das Gewinnen von Endnutzer-Zustimmung von Anfang an.

Wir erleben eine echte Tech-Revolution. Die Dinge entwickeln sich ständig weiter, um mit Branchenanforderungen wie hybrider und Remote-Arbeit Schritt zu halten. Das ist nicht überraschend. Aber je weiter wir voranschreiten, desto komplizierter werden unsere IT-Systeme.

Wir können uns nicht nur darauf konzentrieren, die Arbeit für alle einfacher zu machen; wir müssen auch Sicherheit, Compliance und Datenschutz im Blick behalten, während wir unsere Infrastruktur aktualisieren und ändern.

Hier kommt eine intelligente Change-Management-Strategie ins Spiel. Wir müssen agil und proaktiv sein, bereit, uns an diese Veränderungen anzupassen. Und während wir das tun, dürfen wir einen wesentlichen Teil des Puzzles nicht vergessen: unsere Endnutzer. Ihnen dabei zu helfen, diese Veränderungen anzunehmen und sie für alle funktional zu machen, ist der Schlüssel zu unserem Erfolg.

Dieser Artikel untersucht häufige Herausforderungen und Strategien für die erfolgreiche Microsoft-Akzeptanz und das Change Management, einschließlich Tools, Technologien und Implementierungsmethoden. Tauchen wir ein!

Navigation im Microsoft Change Management

Change Management ist ein eleganter Begriff dafür, wie wir mit Veränderungen in Organisationen umgehen. Es geht darum, einen strukturierten Ansatz und eine Reihe von Prozessen zu haben, die allen dabei helfen, vom aktuellen Zustand zu dem zu wechseln, was Sie sich für die Zukunft wünschen. Dies umfasst Planung, Implementierung und Überwachung dieser Veränderungen, um sicherzustellen, dass sie reibungslos ablaufen und alle an Bord sind.

Warum ist Change Management wichtig, fragen Sie? Wundern Sie sich nicht länger. Wir haben uns mit Antje Lamartine, Microsoft 365 Adoption and Change Management MVP, zusammengesetzt, um ihre Expertenratschläge zur Optimierung Ihrer Change-Management-Strategie in Microsoft 365 zu erhalten. Sie sagte:

"Die IT trifft Entscheidungen unabhängig und vergisst die Endnutzer – das Arbeiten in Silos funktioniert nicht. Es geht um die Menschen, nicht um die neue Technologie."

Antje Lamartine, Microsoft MVP

Durch Veränderungen zu führen hilft Ihrer Organisation dabei, sich zu entwickeln und an neue oder andere Umstände, Technologien, Prozesse oder Strategien anzupassen. Wandel ist eine Konstante in der Geschäftswelt, und wenn wir ihn nicht gut managen, kann er zu einem negativen Ergebnis führen.

Wenn wir über die Navigation im Microsoft Change Management sprechen, bedeutet das, diese Change-Management-Prinzipien zu verwenden, speziell wenn wir Microsoft-Technologien implementieren. Es ist wie ein Trainingsplan oder eine Roadmap, die Sie durch die Veränderungen führt, die mit der effektiven Nutzung von Microsoft-Tools einhergehen.

Die Erstellung einer IT-Modernisierungsstrategie kann Ihnen dabei helfen, einen Vorteil bei der Implementierung neuer Microsoft 365-Tools für Ihre Organisation zu erlangen.

Schlüsselkomponenten des Microsoft Change Management

Technologien und Tools sind die Superhelden-Sidekicks in der Welt des Microsoft Change Management. Von der Verbesserung der Kommunikation über die Rationalisierung von Prozessen bis zur Automatisierung von Aufgaben helfen sie Ihnen dabei, Veränderungen effizienter zu bewältigen.

Wenn Sie in einer Remote- oder Hybridumgebung arbeiten, bringt die Nutzung der Vorteile des modernen Arbeitsplatzes von Microsoft Remote-Teams Vorteile und macht die Akzeptanz einfach.

Zu verwendende Tools und Technologien

• Microsoft Project: Planen, verwalten und verfolgen Sie Projekte mit einer Reihe von Funktionen und einfacher Integration mit anderen Microsoft 365-Tools wie Teams und Planner.
• Microsoft Teams: Teams vereint die besten Teile von Microsoft 365 in einem einzigen Tool und kombiniert Chat-Funktionen, Videokonferenzen, Dateispeicherung und Integration mit vielen anderen Microsoft 365-Apps.
• Power Automate: Sie haben es erraten – es geht um die Automatisierung repetitiver Aufgaben. Es hilft dabei, Workflows zu rationalisieren, Zeit zu sparen und die Produktivität zu verbessern.
• Azure DevOps: Ein Set von Microsoft-Tools und -Services, die Teams dabei helfen, den gesamten Softwareentwicklungslebenszyklus zu verwalten. Es umfasst Funktionen für Planung, Versionskontrolle, kontinuierliche Integration und Tests für eine schnellere Softwarelieferung.
• Power BI: Dieses Datenvisualisierungstool bietet cloud-basierte Business Intelligence (BI)-Services und eine desktop-basierte Benutzeroberfläche – beide ermöglichen es Ihnen, eigene Berichte und Dashboards für benutzerdefinierte Visualisierungen zu erstellen.
• SharePoint: Eine Struktur für Site-Erstellung und -Verwaltung, es ist die Hauptspeicherplattform von Microsoft 365 und das Rückgrat der Inhaltszusammenarbeit im modernen Arbeitsplatz.
• Drittanbieter-Tools: Die Verwaltung und Sicherung Ihrer Microsoft 365-Umgebung ist kritisch, kann aber zeitaufwändig sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Sie können Out-of-the-Box-Lösungen für die Microsoft 365-Verwaltung verwenden, die dabei helfen, Ihre größten Admin-Aufgaben einfach zu machen.

Die Tools und Technologien, die wir im Change Management verwenden, sind wesentlich für die effektive Verwaltung verschiedener Arten von IT-Änderungen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

IT-Change-Management-Arten

Die Information Technology Infrastructure Library (ITIL) bietet ein nützliches Framework bewährter Praktiken für die Bereitstellung von IT-Services, einschließlich Change Management.

Das ITIL-Change-Management empfiehlt, dass Strategien verschiedene Rollen in der Organisation identifizieren, die für die Bewertung und Reaktion auf Änderungen verantwortlich sind, wenn sie benötigt werden.

Zum Beispiel, wenn es ein großes Problem oder eine dringende Situation gibt, müssen wir möglicherweise die Änderungen prüfen und ihnen zustimmen, bevor wir sie tatsächlich durchführen. Dies wird von einer Gruppe namens Emergency Change Advisory Board (CAB) durchgeführt. Für andere Arten von Änderungen benötigen wir jedoch möglicherweise nur die Genehmigung eines Change Managers.

Wie man Änderungen kategorisiert

Die ITIL beschreibt drei verschiedene Arten von Änderungen:

• Standardänderungen—Risikoarme Änderungen, die im Voraus geplant sind und etablierte Verfahren befolgen, die normalerweise keine Genehmigungen erfordern.
• Normale Änderungen—Nicht-Notfall-Änderungen, die eine formelle Änderungsbewertung erfordern, normalerweise zuerst durch einen Change Manager. Beachten Sie, dass normale Änderungen kleinere Änderungen und größere Änderungen umfassen können. Größere Änderungen benötigen möglicherweise CAB-Genehmigung vor der Implementierung.  
• Notfalländerungen—Änderungen, die so schnell wie möglich vorgenommen werden müssen, normalerweise als Reaktion auf ein größeres Problem wie einen Netzwerkausfall oder die Notwendigkeit, einen kritischen Sicherheitspatch anzuwenden. Diese Arten von Änderungen erfordern normalerweise CAB-Genehmigung.

Durch die Organisation verschiedener Arten von Änderungen können Sie klare Regeln erstellen, Ressourcen gut nutzen und einem strukturierten Plan folgen, um Änderungen zu machen, die zu Ihren IT-Zielen passen.

Und apropos Änderungen vornehmen, kommen wir zum Implementierungsprozess.

Was ist ein Microsoft 365-Akzeptanz- und Change-Management-Prozess?

Die Reise zur Microsoft 365-Akzeptanz ist fortlaufend und zyklisch. Während Sie mit Ihrem Change-Management-Team arbeiten, sollte der Implementierungsprozess die folgenden Dinge widerspiegeln:

Planung

Dies ist die Phase, in der Sie sich auf die Migration vorbereiten, alle Ihre Inhalte identifizieren, die Zeit und den Aufwand, den die Migration erfordern wird, und eine Risikobewertung durchführen.

Migration

Während der Migration arbeiten Sie an einem reibungslosen Übergang und beheben auftretende Probleme so schnell wie möglich.

Modernisierung

In dieser Phase passen Sie Ihre Architektur an, um das volle Potenzial von Microsoft 365 zu nutzen.

Administration

Die Microsoft 365-Administration ist ein fortlaufender Prozess, in dem Sie die Nutzung überwachen, Berechtigungen verwalten und Berichte erstellen.  

Team-Erstellung

IT-Administratoren müssen ständig Sicherheit mit den Self-Service-Funktionen von Microsoft Teams ausbalancieren, indem sie die richtigen Einstellungen anwenden, während Benutzer neue Teams erstellen.  

Lebenszyklus-Management

Wie viele andere Phasen in der Reise mit Microsoft 365 bedeutet Lebenszyklus-Management, Ihre Umgebung übersichtlich zu halten, mit organisierten Gruppen und Teams.  

Sicherheit und Compliance

Das Einrichten von Leitplanken, die Konfiguration von Zugriffseinstellungen und Unterstützung für neue Benutzer, Überwachung und regelmäßige Überprüfung von Nutzungsanalysen sind entscheidend für die Gewährleistung von Sicherheit und Compliance in Ihrer Umgebung. Die Minimierung von Hochrisikosituationen ist einfach, wenn Sie von Anfang an vorbereitet sind.

Fusionen und Übernahmen

Sie müssen möglicherweise manchmal Ihre Umgebung für eine Fusion oder Übernahme anpassen. Wenn Sie sich in dieser Phase befinden, müssen Sie Ihre Umgebung vorbereiten, um sicherzustellen, dass nichts zurückgelassen wird.

Mit einem so gewundenen Pfad, um Ihren gewünschten Zustand der Microsoft 365-Akzeptanz zu erreichen, kann es helfen, ein Tool wie ShareGate zu verwenden, um die Belastung in jeder Phase Ihrer Microsoft 365-Reise zu reduzieren.  

Erfolgreiche Akzeptanz passiert, wenn Sie sie von Anfang an planen

Alle IT-Change-Management-Prozesse sollten sich auf die menschliche Seite des Technologieübergangs konzentrieren und darauf, was wir tun müssen, um produktive Zusammenarbeit vorzubereiten, auszurüsten und zu unterstützen.

"Es geht wirklich darum, mit Veränderungen zu arbeiten und wirklich zu verstehen, was Ihre Mitarbeiter brauchen. Es sollte von Anfang an Teil des zusammenhängenden Plans sein."

Liz Sundet, Program Manager, Microsoft

Benutzerakzeptanz = Microsoft 365-Akzeptanzerfolg

Warum ist das wichtig? Denn wenn die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter sie nicht unterstützen und nicht daran beteiligt sind, können Sie Ihr Ziel der erfolgreichen Implementierung von Microsoft 365 nicht erreichen.

Die Einbeziehung eines Prozesses in Ihre Microsoft 365-Implementierung kann Ihnen dabei helfen, einen Governance-Plan zu entwickeln, der effektiv und flexibel genug ist, damit Ihre Benutzer sich vollständig mit ihrer neuen Umgebung beschäftigen können.

Vorteile einer erfolgreichen Akzeptanz