Kundenerfolgsgeschichte: SharePoint-Migration von On-Premise zu Online

Lallemand nutzte ShareGate's SharePoint-Migrationstool, um in die Cloud zu migrieren und Websites zu restrukturieren und zu optimieren. Hier erfahren Sie, wie ShareGate ihnen dabei hilft, alles einfach zu halten.

Organisationen nutzen SharePoint Online wegen seiner Microsoft-Cloud-basierten Leistung, des kollaborativen Arbeitsplatzes und der Echtzeit-Co-Autorenschaft und Dokumentenversionierung. Sie möchten auch ihre Datensicherheits- und Compliance-Funktionen auf die nächste Stufe bringen, daher fühlen sie sich zu SharePoint Online's Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Bedrohungsmanagement-Features hingezogen.

Leider kann die Migration von Dateifreigaben und lokalen Servern in eine SharePoint Online-Umgebung für Unternehmen ohne ordnungsgemäße Anleitung und Ressourcen entmutigend sein. Und die Migration wird zu einem immer größeren Projekt, je länger Sie zögern und sich Daten ansammeln.

Glücklicherweise wissen wir bei ShareGate, wie man die Datenmigration vereinfacht. Unsere durchdachte Strategie stammt aus jahrelanger umfangreicher Erfahrung bei der Unterstützung von Kunden durch erfolgreiche Microsoft 365-Migrationen.

In diesem Artikel tauchen wir in die transformative Reise ein, die das Fertigungsunternehmen Lallemand unternommen hat, indem es ShareGate's SharePoint-Migrationstool nutzte, um in die Cloud zu wechseln und ihre Websites zu restrukturieren und zu optimieren.

Anfangs hatten sie ein Jahrzehnt an Daten zu migrieren, einschließlich doppelter und veralteter Inhalte, die über drei separate lokale SharePoint-Umgebungen verteilt waren. Klingt chaotisch, oder? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie wir ihrer IT-Abteilung geholfen haben, die Herausforderung zu überwinden, und lernen Sie konkrete Handlungsschritte zur Durchführung eines erfolgreichen Migrationsprojekts.

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Vor der SharePoint-Migration: Mangelnde Sichtbarkeit und Schwierigkeiten beim Auffinden von Dokumenten

Microsoft-Administratorin bei Lallemand, Amy Senécal Côté, wurde hinzugezogen, um die SharePoint-Migration zu überwachen. Sie begann mit der Überprüfung der Websites und traf sich mit Geschäftsanwendern, um die Migrationsbedürfnisse des Unternehmens und die aktuelle Cloud-Geschäftslandschaft zu verstehen.

Im Gespräch mit den Anwendern erkannte Amy, dass sie von der Anzahl der verfügbaren Speicherorte überwältigt waren. Verschiedene Teams speicherten ihre Dokumente in verschiedenen Microsoft-Umgebungen, und Amy hatte keine Sichtbarkeit darüber, welche SharePoint-Websites und einzelnen Websitesammlungen noch wertvoll waren. Sie war sich unsicher, welche sie schließen und welche Dokumente sie migrieren sollte.

"Für mich war ShareGate ein Selbstverständnis. Ich hatte es bereits verwendet und wusste, dass es ein solches Projekt perfekt bewältigen konnte. Wenn sie noch keine Lizenz gehabt hätten, hätte ich es vorgeschlagen."

Amy Senécal Côté, SharePoint-Administratorin, Lallemand

Eine große Herausforderung, der Amy bei der Übernahme des Projekts gegenüberstand, war die Gewinnung von Sichtbarkeit über SharePoint. Ohne Zugang zu diesen Informationen konnte sie keine Bestandsaufnahme der Website-Daten vornehmen, relevante Inhalte (die migriert werden konnten) identifizieren und Inhalte identifizieren, die nicht mehr benötigt wurden. Die Nutzung von ShareGate's umfassendem Vorab-Prüfbericht ist ein notwendiger erster Schritt bei der Schätzung der Größe und Skalierbarkeit einer SharePoint-Migration, um sicherzustellen, dass Lallemand mit zukünftigem Datenwachstum problemlos umgehen kann.

Organisationen wie Lallemand haben normalerweise mit typischen Hürden beim Verschieben von Daten zu SharePoint Online zu kämpfen, wie der Sicherstellung, dass Legacy-Systeme, Dokumentbibliotheken und neue Cloud-Services keine Kompatibilitätsprobleme haben und nach der Online-Migration reibungslos zusammenarbeiten. Zusätzlich müssen Datensicherheits- und Compliance-Standards intakt bleiben, während der komplexe und zeitaufwändige Prozess des Verschiebens großer Datenmengen von lokalen Systemen in die Cloud bewältigt wird.

Für Amy hatte sie ShareGate's Cloud-Migrationsplanungsprozess, um das Datenmanagement zum Kinderspiel zu machen.

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Jeden kritischen Schritt vor der Migration zählen lassen

Durch die Nutzung der Berichtsfunktionen in ShareGate konnte Amy Lallemand's Daten schnell katalogisieren.

"Die [SharePoint]-Berichte zeigten mir alle Web-Apps, Websitesammlungen, ungenutzte oder leere Websites, letzte Änderungsdaten, Website-Besitzer und mehr."

Die verschiedenen Berichte ermöglichten es ihr, eine SharePoint-Website-Inventur durchzuführen und sich an die Besitzer zu wenden, um zu bestimmen, was migriert werden musste. ShareGate's Berichte boten neue Sichtbarkeit über Websitesammlungen, ungenutzte oder leere Websites, letzte Änderungsdaten und Website-Besitzer.

Mit ShareGate identifizierte Amy 860 offene Websites mit Inhalten darauf. Unter Verwendung des detaillierten Inventars, das von ShareGate's Quellanalysebericht generiert wurde, kontaktierte Amy die Website-Besitzer und schloss 475 Websites in drei Monaten. Sie wusste nun genau, wie viele Websites noch zu migrieren waren und konnte mit der Planung der Migration zu SharePoint Online beginnen.

👉 Schauen Sie sich dieses Video an, um zu sehen, wie ShareGate's Quellanalysebericht funktioniert.

Migration von SharePoint On-Premises zu SharePoint Online

Ein Jahr später migrierte Amy die Hälfte der offenen Websites unter Verwendung von ShareGate's Expertise und Migrationsplattform. Sie schaffte es, weitere ungenutzte Websites aus lokalen SharePoint-Umgebungen zu schließen und ihre Dokumente zu restrukturieren und zu organisieren. Mit ShareGate wurde ein komplexes SharePoint-Migrationsprojekt einfach.

"Ich liebe das Berichtstool und werde es auch nach den Migrationen weiter verwenden. Es bietet eine einfache Übersicht über Ihre Umgebungen und ist großartig für Governance und die Bereitstellung leicht verständlicher Berichte für die Geschäftsanwender."

Manuelle Migrationen bergen Risiken wie beschädigte Berechtigungen, verlorene Metadaten und Compliance-Probleme. ShareGate automatisiert diese Migrationsaufgaben und stellt sicher, dass Governance-Richtlinien, Berechtigungen und Metadaten intakt bleiben.

Mit ShareGate's Migrationstool ist das kein Problem. Nach einer SharePoint-Migration liefert ShareGate klare Berichte, die dabei helfen sicherzustellen, dass Ihr Umzug erfolgreich ist, und gibt Amy zusätzliches Vertrauen bei der Durchführung von Migrationen und gewährleistet jedes Mal 100%ige Genauigkeit. Mission erfolgreich. 👍

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Lesen Sie die vollständige Erfolgsgeschichte: Wie Lallemand SharePoint-Websites um 70% optimierte und eine komplette Cloud-Lösung mit ShareGate aufbaute

Verwaltung der Datengenauigkeit und -sicherheit in Ihrer SharePoint Online-Umgebung

Beim Wechsel zu SharePoint Online möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Daten zuverlässig und sicher bleiben – während Sie gleichzeitig von neuen Features wie erweiterten Bedrohungsschutz und KI-gestützten Einblicken profitieren. Glücklicherweise kann sich Ihre Organisation weiterhin auf das Geschäftswachstum konzentrieren, indem sie erweiterte Datensicherheitsmaßnahmen nutzt, um Datengenauigkeit und -sicherheit zu verbessern.

Wenn Sie Daten mit einem SharePoint-Migrationstool wie ShareGate migrieren, ist es entscheidend, die folgenden Schritte vor der Migration durchzuführen:

1. Führen Sie einen gründlichen Validierungsprozess vor der Migration durch, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
2. Bewältigen Sie spezifische Datenbereinigungsaufgaben wie die Eliminierung von Duplikaten, veralteten oder irrelevanten Inhalten und die Behebung von Dateninkonsistenzen.

Sobald Sie den Migrationsprozess gestartet und mit der Übertragung von Daten zu einer SharePoint Online-Website begonnen haben, können Sie die Datensicherheit so aufrechterhalten:

• Implementieren Sie robuste Sicherheitstaktiken, um ordnungsgemäße Datenkontrolle und Berechtigungsmanagement sicherzustellen, damit Ihre sensiblen Daten geschützt bleiben.
• Lernen Sie, wie Sie eine sichere Cloud-Migrationsstrategie erstellen, die die Einrichtung klarer Leitplanken und Richtlinien priorisiert, ein gemeinsames Verständnis für Endbenutzer durch regelmäßige Schulungen und Unterstützung schafft und regelmäßige Zugangsüberprüfungen durchführt. Auf diese Weise können Sie den Geschäftswert der Bereitstellung von Cloud-Plattformen nutzen und das Risiko von großen Katastrophenereignissen minimieren, die Datenverlust oder Unterbrechungen Ihrer Abläufe verursachen.
• Verwenden Sie zuverlässige Migrationstools! ShareGate sticht als vertrauenswürdige Ressource hervor, um Datenintegrität und einen reibungsloseren Übergang während der Migration Ihrer SharePoint-Server-Websites zu gewährleisten.

Tipps für eine erfolgreiche Migration von SharePoint On-Premises zu Online

Die Reise der Migration zu SharePoint Online kann komplex sein, und der Erfolg Ihres Migrationsprozesses hängt von einer exzellenten Projektmanagement-Strategie ab.

Migrieren Sie selbstbewusst und effizient zu SharePoint Online, indem Sie diese wertvollen Tipps befolgen:

Planung und Bewertung

Bevor Sie Ihre Migration einleiten, bewerten Sie gründlich Ihre aktuelle SharePoint-Umgebung und wie Ihr Unternehmen mit Ihrem lokalen SharePoint-Server interagiert.

Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um zu planen, wie Sie neue Features einführen, um Adoption und Engagement zu fördern.

Während dieser Analysephase identifizieren Sie die Inhalte, Websites, Workflows, Anpassungen und Abhängigkeiten, die Sie migrieren müssen. Erstellen Sie einen soliden Backup- und Wiederherstellungsplan, der sicherstellt, dass Ihre Daten zugänglich bleiben.

Während dieses Bewertungsprozesses berücksichtigen Sie sorgfältig die kontrastierende Infrastruktur und Architektur der beiden Plattformen und erstellen dann einen Blueprint, der Ihr bestehendes einzigartiges Setup widerspiegelt. Auf diese Weise strukturieren Sie Ihr neues System so, dass es Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen sowie alle Compliance- und Datenschutzanforderungen widerspiegelt.

Um Ihren Planungsansatz effektiv zu organisieren, schauen Sie sich unsere hilfreichen Tipps zum Aufbau Ihres SharePoint Online-Migrationsplans an.

Inhalte bereinigen und optimieren

Ein Migrationsprojekt bietet die perfekte Gelegenheit, Ihren Daten eine gründliche Aufräumaktion zu geben. Entfernen Sie veraltete Dateien, organisieren Sie Dokumentbibliotheken und stellen Sie sicher, dass Inhalte in SharePoint Online ordnungsgemäß strukturiert sind. Sie können sich von redundanten oder irrelevanten Inhalten verabschieden, die möglicherweise Ihre vorherige lokale SharePoint-