Tipps und Tricks, die die Kommunikation zur Mitarbeiterbindung in Microsoft 365 vorantreiben

Da sich hybride und remote Arbeit weiterentwickeln und asynchrone Zusammenarbeit für Organisationen unverzichtbar wird, ist es wichtiger denn je, die interne Kommunikation zu verbessern. In diesem Artikel bieten wir Tipps zur Verbesserung Ihrer Mitarbeiterkommunikationsstrategie durch die Nutzung von Microsoft 365.

Engagierte Mitarbeiter steigern die Produktivität, und es ist wichtig, Ihr Team verbunden zu halten, um einen kollaborativen Arbeitsplatz zu schaffen. Und welcher bessere Weg, die Kommunikation am Laufen zu halten, als Microsofts leistungsstarke Suite von Business-Apps?

Aber bei so vielen verfügbaren Optionen kann es verwirrend sein zu wissen, welches Tool wann zu verwenden ist. 

Die Herausforderung für IT und Organisationen besteht darin, eine Mitarbeiterkommunikationsstrategie für die Verwendung der verschiedenen Kanäle und Tools in Microsoft 365 zu definieren, da dies nicht so eindeutig ist.

Effektive Kommunikatoren sind befähigt, zu wählen, wann und wie sie sich mit ihren Kollegen verbinden. Besonders jetzt, da asynchrone Kommunikations-Apps den Menschen mehr Kontrolle über ihren Arbeitstag geben, fördert die Bereitstellung von mehr Freiheit bei der Kommunikation Offenheit und Transparenz.  

Dennoch müssen alle in Ihrer Organisation den besten Weg verstehen, jedes Tool zu verwenden.

In unserem letzten Artikel haben wir darüber gesprochen, wie Sie die Produktivität mit einer soliden Microsoft 365-Management-Strategie verbessern können. In diesem Artikel bieten wir umsetzbare Tipps für die Planung und Verbesserung Ihrer Mitarbeiterkommunikationsstrategie durch die Nutzung von Microsoft 365. Los geht's!

Häufige Herausforderungen beim Mitarbeiterengagement

Effektives Mitarbeiterengagement ist entscheidend für jede Organisation, aber es kann eine Herausforderung sein, es aufrechtzuerhalten, besonders bei großen oder geografisch verteilten Teams.

Einige der häufigsten Herausforderungen, denen Organisationen gegenüberstehen, sind ein allgemeiner Mangel an Kommunikation und unzureichende Zusammenarbeit. Diese können drastische Auswirkungen auf die Mitarbeitermoral und -produktivität haben, daher ist die Arbeit an guten Kommunikationspraktiken von größter Bedeutung.

Schlechte Kommunikation = schlechte Zusammenarbeit

Teams müssen zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen, aber ohne ordnungsgemäße Zusammenarbeit können Dinge durch die Maschen fallen. Kommunikationsausfälle können zu Folgendem führen:

• Nicht synchronisierte verteilte Mitarbeiter
• Mangelnde Sichtbarkeit zwischen Abteilungen und Standorten
• Fehlinformationen
• Geringes Mitarbeiterengagement und niedrige Bindungsrate

Der beste Weg zu erkennen, ob Ihre Arbeitsplatzkommunikation effektiv ist, ist, wenn sie das Verhalten Ihrer Teams verändert oder wenn sie das gewünschte Ergebnis oder Engagement liefert, für das die Nachricht entwickelt wurde. Wenn Nachrichten ungelesen bleiben, funktioniert Ihre Strategie möglicherweise nicht.  

Microsoft 365 bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Teams zu vereinen, aber jede Person oder jedes Team hat unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse oder -präferenzen. Einige Ihrer Endbenutzer antworten sofort auf E-Mails, während andere selten in ihre Posteingänge schauen.

Auch Kommunikationsüberladung, bei der Nachrichten gelesen werden, aber das Volumen der Kommunikationseingabe überwältigend wirkt, ist in der Belegschaft weit verbreitet. Mit so vielen verfügbaren Kommunikationstools können Mitarbeiter schnell überwältigt werden, besonders wenn sie sich nicht sicher sind, was sie priorisieren sollen.  

Unsicherheit darüber, welches Tool wann zu verwenden ist, und ein Gefühl der Kommunikationsüberladung sind oft auf einen Mangel oder ein Missverständnis einer klaren Kommunikationsstrategie zurückzuführen. Denken Sie daran, was Ihnen einfach erscheinen mag, mag für andere, die es gewohnt sind, anders zu arbeiten, nicht so erscheinen. Ein solider Plan ist eine Schlüsselkomponente zur Förderung der Benutzerakzeptanz. Und er beinhaltet die Nutzung der vollen Kraft von Microsoft 365. 

Erstellen und Teilen von Nachrichten auf Ihren SharePoint-Sites

Rollen Sie einen neuen organisationsweiten Kommunikationsplan aus? Verwenden Sie SharePoint News, um Ihre Teams auf dem Laufenden zu halten.

News werden als personalisierter Feed auf der SharePoint-Startseite und in der mobilen App angezeigt. Sie können auch auf Team-Sites, Kommunikations-Sites und Hub-Sites angezeigt werden. Zusätzlich können Sie wählen, News in einem Teams-Kanal anzuzeigen.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Bausteinen, die Sie zur Erstellung eines Intranets verwenden können, wie z.B.: 

• Kommunikations-Sites oder SharePoint Team-Sites—Teilen Sie Informationen durch eine Vielzahl von Vorlagen und Webparts. 
• Home-Site—Eine Home-Site ist eine Kommunikations-Site, die Sie als Intranet-Landingpage für Ihre Organisation festlegen. 
• Hub-Sites—Organisieren Sie verwandte Sites und Teams, um Nachrichten, Suche und Content-Management zu zentralisieren. 
• SharePoint-Nachrichten—Verwenden Sie das Nachrichten-Webpart, um wichtige oder interessante Geschichten, Ankündigungen, Personalnachrichten, Statusupdates und mehr zu veröffentlichen. 
• Yammer—Verbinden Sie sich mit Menschen in Ihrer gesamten Organisation. 
• Forms—Erstellen Sie benutzerdefinierte Quiz, Umfragen, Fragebögen, Registrierungen und mehr. 
• Stream—Liefern Sie Live- und On-Demand-Meetings, Events und Schulungen. 

Verbunden bleiben mit SharePoint-Sites

Um Nachrichten auf Ihren SharePoint-Sites zu erstellen und zu teilen, beginnen Sie mit der Einrichtung einer dedizierten Nachrichten-Site, auf die Mitarbeiter zugreifen können, um die neuesten Updates zu erhalten. Diese Site sollte von der Haupt-SharePoint-Homepage aus leicht zugänglich sein. Und sie sollte regelmäßig mit den neuesten Nachrichten und Updates aktualisiert werden. 

SharePoint bietet sogar die Möglichkeit, eine Version Ihrer SharePoint-Posts zu übersetzen, was ideal für große mehrsprachige und multinationale Organisationen ist. Und es ermöglicht Ihnen, Schulungen in den Content-Erstellungsprozess einzubetten.  

Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Nachrichten-Posts, damit Ihr gesamtes Team beginnen kann, bewährte Kommunikationspraktiken zu modellieren. Betten Sie in diese Vorlage Ihre Formel für die Erstellung großartiger Nachrichteninhalte ein. 

Profi-Tipps: Fassen Sie die wichtigsten Informationen oben zusammen, machen Sie Artikel so überschaubar wie möglich, verwenden Sie Listen und Aufzählungen und heben Sie wichtige Metriken oder Erkenntnisse hervor. 

Das Großartige an SharePoint News ist, dass Sie die visuelle Erfahrung dessen kontrollieren können, was ein Leser sieht, sowohl für Desktop als auch für Mobilgeräte. Artikel können Fotos, Videos und Links zu anderen Ressourcen enthalten, und es gibt benutzerdefinierte Formatierungsoptionen für Layout und Design. Die wichtigste Erkenntnis hier ist, sich auf die Endbenutzer-Erfahrung zu konzentrieren und zu priorisieren, dass das wichtigste Material leicht sichtbar bleibt.  

Anpassen von Microsoft Teams für effektive Kommunikation

Der Wert von Teams liegt in der Art, wie es Gespräche und Inhalte an einem Ort zusammenbringt. Da Teams der Ort ist, an dem Benutzer tatsächlich jeden Tag arbeiten, ist eine Möglichkeit zur Verbesserung der Kommunikation, sie dazu zu bringen, Teams als den Hub für Teamarbeit in allen Formen zu sehen. Dies ermöglicht es ihnen, tägliche Kommunikationsformen wie Chat, E-Mail und Anrufe auf ihre Teams-Gespräche und Arbeitsabläufe anzuwenden. 

Kleine Gesten tragen viel dazu bei, Teammitgliedern zu helfen, synchron zu bleiben und die Kommunikationslinien offen zu halten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Teams anpassen können: 

• Heften Sie die Viva Engage-App in Teams an, um Yammer in Teams zu bringen 
• Fügen Sie eine Community als Kanalseite hinzu 
• Bringen Sie Ihr gesamtes SharePoint-Intranet in Teams, um es im Arbeitsfluss über Viva Connections zu liefern. 
• Kopieren Sie einen Gesprächs-Link in einen Chat oder Kanal 
• Bringen Sie Pages in Teams als Tab, insbesondere solche Pages, die Endbenutzer-Schulungen und -Bildung bieten, wie bewährte Praktiken für häufig benötigte Fähigkeiten 

Kurz gesagt: machen Sie es den Benutzern einfach, alle ihre Kommunikationstools zur Hand zu haben und geben Sie ihnen Optionen und Flexibilität in Bezug darauf, wann, wie und wo sie in Kontakt bleiben. 

Holen Sie sich Experten-Tipps: Wie Sie die Lücke zwischen Ihren SharePoint-Sites und Microsoft Teams überbrücken

Wie man Yammer/Viva Engage für bessere Kommunikation nutzt

Microsoft hat kürzlich angekündigt, dass Yammer zu Viva Engage wird, einer Mitarbeiter-Erfahrungsplattform, die Organisationen dabei hilft, die Herausforderungen hybrider und remote Arbeit anzugehen. Viva Engage wird die Yammer Communities-App in Teams mit neuen Funktionen ersetzen, die die Modernisierung der Mitarbeiterkommunikation und -verbindung einschließen. 

Wenn es um remote und hybride Arbeit geht, ist wohl die größte Herausforderung der Aufbau von Beziehungen zwischen Teammitgliedern. Yammer und Viva Engage helfen dabei, diese Beziehungen zu stärken, indem sie Community-Erfahrungen durch große, offene Diskussionen und Engagement fördern. Wenn sie gut eingesetzt werden, können dies großartige Tools sein, um Menschen ein Gefühl der Zugehörigkeit zu geben.  

Yammer ermöglicht die Vereinfachung der Kommunikation in Organisationen. Das offene Forum-Konzept kann spezifisch eingesetzt werden, um wertvolle organisationsübergreifende Eingaben zu sammeln, einschließlich