Erstellen Sie eine effektive Microsoft 365 und Teams Bereitstellungsstrategie

Microsoft MVP Richard Harbridge (@rharbridge) führt Sie durch die Grundlagen einer effektiven Bereitstellung in Microsoft 365 und Teams, den Wert von Metadaten und die Verwaltung von Wildwuchs.

Microsoft 365 und der Popularitätszuwachs von Microsoft Teams haben zu unvorhergesehenen Herausforderungen für die IT geführt. Zum einen werden bei jeder Nutzung von Teams viele Dinge erstellt – eine SharePoint-Teamwebsite, die mit einem neuen Team einhergeht, oder eine Datei, die in einen privaten Chat hochgeladen und in Ihrem OneDrive gespeichert wird.

Es ist schwer, etwas zu schützen – geschweige denn zu nutzen –, wenn Sie nicht wissen, was da ist, welchen Zweck es erfüllt und wer Zugang dazu haben sollte.

Inhalte in Microsoft 365 wachsen in alle Richtungen.

Produkte und Dienste wie Power BI, Yammer, SharePoint, Stream, Azure Active Directory und Teams können alle zum schieren Volumen an Inhalten beitragen, mit dem IT-Teams konfrontiert sind. Ohne eine Bereitstellungsstrategie zur Bereinigung und Verwaltung von unkontrolliertem und ungeschütztem Wildwuchs in Ihrer Organisation könnte dies zur Verwirrung beitragen.

In seinem ShareGate-Webinar erklärt Microsoft MVP Richard Harbridge, wie Microsoft 365 gegen die Herausforderung der Verwaltung von Wildwuchs „zukunftssicher" gemacht werden kann.

Schauen Sie sich das Webinar an oder lesen Sie unsere Zusammenfassung von Richards wichtigsten Punkten.

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• Warum die Verwaltung von Wildwuchs der Schlüssel ist
• Planung für Microsoft 365 und Teams-Bereitstellung und -Governance
• Aufbau einer effektiven Microsoft 365 und Teams-Bereitstellungsstrategie
• Nach der Bereitstellung: Handeln Sie bei Lebenszyklus- und Governance-Gelegenheiten

Warum die Verwaltung von Wildwuchs der Schlüssel ist

Wildwuchs ist nichts Schlechtes. Es ist nur so, dass unverwalteter Wildwuchs schlecht ist. Laut Richard ist Wildwuchs ein Zeichen für die Benutzerakzeptanz von Microsoft 365. Der erste Schritt zur Verwaltung von Wildwuchs ist das Verständnis dessen, was in Ihrer Umgebung passiert und wie Menschen die Tools nutzen.

Eine Bereitstellungsstrategie löst das Problem des unverwalteten Wildwuchses.

Hier erfahren Sie, warum die Verwaltung von Wildwuchs in Microsoft 365 wichtig ist:

Inhalte wachsen mit der Zeit

• Wie sehen Inhalte in unserem Kontext aus? Der moderne digitale Arbeitsplatz und das Intranet haben eine kontinuierlich steigende Anzahl von digitalen Räumen oder „Websites", in denen Inhalte gespeichert werden.
• Wer hat sie erstellt? Die meisten Organisationen wissen nicht, wer einen digitalen Raum erstellt hat (SP-Website, Team, Yammer-Community usw.)
• Welchem Zweck dient er? Ein Kontextverlust könnte Sie fragen lassen, ob der digitale Raum für einen Kunden, interne Abteilungsarbeit, ein Projekt usw. erstellt wurde.

Wachstum ist nicht eindimensional

Das Volumen, die Geschwindigkeit und die Vielfalt der Inhalte, die mit der Zeit wachsen, sind das eigentliche Problem. Aber es ist mehr als nur die Anzahl der Websites oder Teams, die dafür verantwortlich sind. Das Wachstum findet in allen Microsoft 365-bezogenen Diensten statt.

Verwaltete Bereitstellung, der richtige Weg zur Verwaltung von Wildwuchs

Bereitstellung bedeutet die Einrichtung der Infrastruktur für unsere Zusammenarbeits-, Kommunikations- oder Anwendungsanforderungen.

Verwaltete Bereitstellung liegt vor, wenn wir die Erstellung dieser verwandten Räume planen, entwerfen, vorlagen, verfolgen, verbessern und unterstützen.

Die folgenden Probleme können bei unverwaltetem Wildwuchs in Microsoft 365 auftreten, was zu erhöhten Kosten führen kann:

• Ineffektive Benennung
• Fehlende Eigentümer
• Redundante Teamwebsites

• Datenverlustrisiken
• Kontrollverlust
• Langsamerer Team-/Website-Start
• Ineffiziente Navigation
• Schulungs- und Akzeptanzherausforderungen

Planung für Microsoft 365 und Teams-Bereitstellung und -Governance

Sie haben überlegt, warum Wildwuchs wichtig ist und welche Risiken bestehen, wenn er unverwaltet bleibt. Der logische nächste Schritt ist die Planung Ihrer Bereitstellungs- und Governance-Strategie.

Laut Richard sind Organisationen zu sehr an die Idee von Governance aus einer Policy-Perspektive gewöhnt. Sie denken bei der Planung und Erstellung von Richtlinien für Dinge wie Wildwuchs an „Versicherung" oder Risikominimierung. In Wirklichkeit hört Governance nicht damit auf, Dinge aufzuschreiben und darauf zu warten, dass sie Sie retten.

Ihre Richtlinien in die Tat umzusetzen und sie für Ihre Organisation arbeiten zu lassen, ist entscheidend. Und das Ergebnis, das Sie erreichen, bestimmt, wie effektiv diese Richtlinien sind.

„Governance und Bereitstellung sind NICHT NUR Risikominimierung, es geht auch um Effizienz und die Förderung einer besseren Akzeptanz. Verantwortlichkeiten, Playbooks und Struktur helfen uns alle zum Erfolg."

Richard Harbridge, Microsoft MVP

Aufbau einer effektiven Microsoft 365 und Teams-Bereitstellungsstrategie

Hier sind einige Ansätze und Prozesse, die Ihnen helfen können, eine effektive Bereitstellungsstrategie zu entwickeln:

• Out-of-the-box: Großartig für kleinere Organisationen mit weniger als 100 Benutzern, um Inhalte und Räume zu verfolgen. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, kann OOTB eine Herausforderung für Endbenutzer beim Verständnis des Kontexts und für IT-Teams bei der Verwaltung der Endbenutzererfahrung darstellen. Es ist wichtig, Anleitung und Unterstützung anzubieten, damit Endbenutzer ihre Bereitstellungsoptionen verstehen können.
• Metadaten während der Erstellung: Metadaten spielen eine entscheidende Rolle im Bereitstellungsprozess. Sie könnten sie verwenden, um einem Raum mehr Kontext hinzuzufügen. Dies kann durch Fragen wie „Was ist der Zweck dieses Arbeitsbereichs?", „Wird dieser Raum hochvertrauliche Informationen enthalten?", „Auf welchen Kunden bezieht sich das?" geschehen.
• Nachfrage nach der Erstellung: Sie können mehr Einblicke gewinnen, indem Sie sich bei einem Benutzer melden, sobald er einen Raum erstellt hat. Auf diese Weise blockieren Sie die Erstellung nicht, haben aber einen Prozess, um sie danach zu verwalten. Erstellen Sie eine Metadatenstrategie, die umfasst, welche Informationen Sie über den Raum sammeln möchten, was Sie umsetzen werden und wie Sie sie verwenden werden.
• Anfrageprozess: Ein automatisierter Prozess für neue Websites und Teams kann maßgeschneiderte oder vorlagenbasierte Benutzererfahrungen und bessere Verwaltung und Navigation bieten. Der Prozess würde etwa so aussehen:

• Verzeichniserfahrungen: IT-Manager müssen erstellte Räume verstehen, kennzeichnen und strukturieren und mit Benutzern zusammenarbeiten, um Erfahrungen zu ermöglichen, die die Suche verbessern. Das Erstellen von Verzeichniserfahrungen ermöglicht es Personen in Ihrer Organisation, eine Liste aller bestehenden Räume in Microsoft 365 anzuzeigen und zu verwalten. Es hilft Endbenutzern und der IT, den Kontext hinter den Daten leichter zu entdecken und zu verstehen, während es Benutzer motiviert, Formulare auszufüllen, die Metadaten befüllen.

Optimieren Sie IT-Ticket-Anfragen, indem Sie die Team-Erstellung für Benutzer in Ihrer Organisation automatisieren. Erkunden Sie diese 6 wertvollen Power Automate-Beispiele, um zeitaufwändige Aufgaben zu minimieren.

„Verzeichnisse sind eine mächtige Möglichkeit, nicht nur die Akzeptanz von Bereitstellungsprozessen zu fördern, sondern auch die Daten bereitzustellen, die wir brauchen, um einen verwaltungsorientierten und proaktiven Ansatz zu verfolgen."

Richard Harbridge, Microsoft MVP

• ShareGate Provisioning: Microsoft bietet keine nativen Lösungen für Wildwuchs, und seine OOTB Teams-Bereitstellungslösung bietet begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. ShareGate gibt Ihnen eine einfache Erfahrung zur Erstellung von Vorlagen, die es Ihren Endbenutzern ermöglichen, die Teams und Websites zu erstellen, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen, mit den Leitplanken, die Sie in Ihrer Governance-Strategie etabliert haben. Alle IT-Administratoren mit Zugang zu ShareGate können die Vorlagen erstellen und bearbeiten. Sie können die Produktivität in Ihrem IT-Team steigern und die wertvolle Zeit sparen, die Sie andernfalls für die manuelle Implementierung eines Bereitstellungsprozesses mit Microsoft OOTB-Lösungen und komplexen Power Apps zur Bewältigung des wachsenden Inhaltsvolumens aufwenden würden.

Nach der Bereitstellung: Handeln Sie bei Lebenszyklus- und Governance-Gelegenheiten

Sobald Sie verwaltete Bereitstellung und eine effiziente Governance-Strategie haben, was können Sie noch tun? Mehr Informationen über die Erstellung von Räumen herauszufinden, kann Ihnen helfen, zu verbessern, wie sie verwaltet werden. Wie können Sie diese Metadaten nach der Erstellung eines Raums verwenden? Sind diese Metadaten aktuell? Können Sie redundante Räume reduzieren?

• Verbessern Sie das Lifecycle-Management von Gruppen, Teams und Websites usw., indem Sie die Erstellung dieser Räume zentralisieren und steuern. Governance-Richtlinien können (sind aber nicht beschränkt auf) das Festlegen von Ablauf- und Archivierungsrichtlinien, das Unterrichten Ihrer Benutzer über wichtige Microsoft 365-Konzepte, die Überprüfung externer Mitgliedschaften und

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