Beginnen Sie mit der Erstellung eines SharePoint Governance-Plans in der realen Welt

Das Schlagwort SharePoint Governance ist sicherlich größer geworden, als es tatsächlich sein müsste. Es lässt sich fast mit der Last vergleichen, den Ring in Herr der Ringe zu tragen, wenn es Ihnen zugewiesen wird. Wenn Sie Ihr SharePoint-Projekt starten, hören Sie immer wieder davon, wie wichtig es ist, einen SharePoint Governance Plan für den Erfolg zu haben, aber niemand erklärt Ihnen, wie Sie einen solchen erstellen. Zugegeben, Microsoft hat viel mehr Hilfe zu diesem Thema bereitgestellt als damals bei SharePoint 2007, aber ich denke, es ist wichtig, ein reales Beispiel und Erklärungen zu haben, anstatt nur Vorlagen. Deshalb habe ich mich entschieden, diese Artikelserie zu schreiben, um Ihnen dabei zu helfen, diesen SharePoint Governance Plan zu erstellen, ohne die Dinge zu verkomplizieren.

• Teil 1 - Einen SharePoint Governance Plan in der realen Welt erstellen
• Teil 2 - Sie benötigen eine logische Architektur in Ihrem SharePoint Governance Plan
• Teil 3 - Website-Anfragen in Ihrem SharePoint Governance Plan gestalten
• Teil 4 - Website-Vorlagendefinitionen im SharePoint Governance Plan
• Teil 5 - Benutzerschulung und -vereinbarung im SharePoint Governance Plan

Was ist ein SharePoint Governance Plan und wer schreibt ihn?

Lassen Sie uns einige Definitionen klären. Wenn wir einen Governance Plan erstellen wollen, müssen wir zunächst verstehen, was er genau ist und welchem Zweck er dient. Wenn ich mein Dokument beginne, werden Sie nach dem Titel und der Hauptpräsentationsseite als Erstes eine Zusammenfassung und die Ziele des Plans sehen, den ich schreibe. Im Wesentlichen ist die Zusammenfassung die Definition eines Governance Plans:

Der SharePoint Governance Plan ist ein Leitfaden, der die Administration, Wartung und Unterstützung der SharePoint-Umgebungen von X Corporation umreißt. Er identifiziert Verantwortlichkeitslinien für sowohl Geschäfts- als auch technische Teams und definiert, wer für welche Bereiche des Systems verantwortlich ist. Darüber hinaus etabliert er Regeln für die angemessene Nutzung der SharePoint-Umgebungen.

Erkennen Sie den Text? Er stammt aus Microsofts Beispiel-Governance-Plan, ist aber auch ein großartiger Ausgangspunkt für unseren.

Aber wer sollte dann für das Schreiben dieses wichtigen Dokuments verantwortlich sein? Die Frage, die mir oft gestellt wird, ist "Sollte es vom Business oder von der IT gemacht werden?" und meine Antwort ist einfach. Es sollte von demjenigen gemacht werden, der am sachkundigsten bezüglich der SharePoint-Plattform ist, und in den meisten Fällen ist das die IT.

SharePoint Governance variiert je nach Unternehmensreife

Zurück in den Zeiten von SharePoint 2010 hatte ich einen Artikel über SharePoint Governance geschrieben, der Ihnen einen Vorsprung verschaffen kann, während ich diese Artikelserie erstelle. Der Artikel betont, wie wichtig es ist, einen Plan zu erstellen, aber dass er nicht kompliziert sein muss, um erfolgreich zu sein.

Wir haben festgestellt, dass ein SharePoint Governance sehr kompliziert gestaltet werden kann oder, wie wir in meinem obigen Artikel gesehen haben, einfach. Die Sache ist, dass dies je nach der Reife des Unternehmens mit SharePoint und oft seiner Größe variiert. Größere Unternehmen haben nicht dieselben Bedürfnisse wie ein kleineres oder mittelständisches Unternehmen.

Daher müssen Sie dies berücksichtigen, während Sie diesen Artikel lesen – nicht alles wird auf Sie zutreffen. Das Ziel des Artikels ist es, Ihnen beim Einstieg in Ihr SharePoint-Projekt zu helfen und einen Governance Plan aufzusetzen, der zu seinem Erfolg beiträgt.

Das berühmte "Wir wollen zusammenarbeiten" zu Beginn des Projekts

In einer idealen Welt wissen Sie genau, was SharePoint macht und was Sie damit vorhaben. Ob es darum geht, ein Intranet mit der Publishing-Funktion oder Team Sites zu erstellen, um die Zusammenarbeit mit sehr spezifischen Zielen zu erleichtern. Leider ist es oft nicht das, womit wir konfrontiert werden, wenn wir mit unseren Kunden oder dem Management sprechen. Hier ist, was ich manchmal höre:

"Wir wollen zusammenarbeiten und wir haben bereits SharePoint-Lizenzen" und mit Office 365 wird dies noch mehr zur Realität. Das Problem in diesem Fall ist, dass wir nicht einmal wissen, wie SharePoint tatsächlich verwendet werden soll, und es ist daher fast unmöglich, einen Plan zu erstellen, der diese Plattform regelt.

Sie müssen wissen, was Sie mit SharePoint vorhaben.

Nochmals, dieser Artikel soll so nah an der realen Welt wie möglich sein, indem ich einige meiner Erfahrungen teile. Und wie Sie wahrscheinlich schon gedacht haben, ist es schwierig, der Person, die Sie beauftragt, zu sagen, sie solle zurückgehen und ihre Hausaufgaben zu SharePoint machen und wissen, welchen spezifischen Geschäftsbedarf sie mit der Plattform lösen möchten. Sie sollten natürlich darauf bestehen, ihnen dabei zu helfen, dies herauszufinden. Schließlich sind Sie deshalb dafür verantwortlich, aber es ist nicht immer so einfach.

Was ich denjenigen empfehle, die mit SharePoint als Plattform "zusammenarbeiten" möchten, ist, mit einer Team Sites-Bereitstellung zu beginnen. Dies sollte ihnen helfen, sich mit SharePoint und den verfügbaren Funktionen vertraut zu machen, um vielleicht schließlich mehr zu erstellen. Wenn Sie jedoch auf diese Weise beginnen, ist die Wahrscheinlichkeit noch höher, dass sie immer wieder mit "Änderungen" zurückkommen, wenn sie erkennen, was getan werden kann. Und das führt mich zum Zweck dieses Artikels: Sie werden einen Governance Plan benötigen und mit ihm ein Governance Committee.

*Hinweis: Wenn ich sage, Team Sites bereitzustellen, bedeutet das nicht unbedingt die Team Site-Vorlage

In dieser Artikelserie werde ich annehmen, dass das Unternehmen "Team Sites" bereitstellen möchte, um zu "zusammenzuarbeiten". Vage, nicht wahr? Aber ich habe ja gesagt, dass dies ein reales Beispiel sein würde. *grinst*

Beginnen Sie einen SharePoint Governance Plan, indem Sie Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Ja, bevor Sie überhaupt damit beginnen, ein Governance Committee zu erstellen, beginnen Sie damit, Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihr SharePoint-Projekt zu identifizieren. Die Identifizierung von Rollen und Verantwortlichkeiten hilft dabei, Grenzen und Verantwortlichkeiten für jeden im SharePoint-Projekt zu setzen. Ehrlich gesagt ist es ein wenig politisch, aber ich denke, so funktioniert es.

Es ist wichtig, diese zu definieren, auch wenn Sie noch niemanden für diese Rolle zugewiesen haben. Hier sind einige Beispiele.

Das Governance Committee: Dies ist wahrscheinlich die wichtigste Rolle auf der Liste. Und es geht nicht darum, dass sie schwierig oder schwerer zu machen ist, es geht wirklich darum, Sie und das SharePoint-Team vor der unvermeidlichen Politik zu schützen, die in Zukunft gespielt wird.

Lassen Sie uns eine Pause einlegen und drei Monate in das Projekt vorspulen, nachdem Sie oder Ihr Vorgesetzter den ersten Piloten präsentiert haben, der coole Dinge zeigt, die getan werden könnten. Ohne dass sie natürlich wirklich bereit waren. Was kommt als Nächstes? Menschen in anderen Geschäftseinheiten beginnen, Funktionen zu fordern und nach Dingen zu fragen, die nicht im Fahrplan stehen. Natürlich sagen Sie zunächst nein und erklären, dass Ihr Team gerade nicht die Geschwindigkeit hat, das zu liefern, was sie benötigen, und diese Änderungen hinzuzufügen. Die Sache ist, sie gehen dann zu ihrem Vorgesetzten, dem VP von "geben Sie hier einen Abteilungsnamen ein" und plötzlich müssen Sie es tun. Leider wird dies zur Routine, bis das SharePoint-Team in einem endlosen Zyklus gefangen ist, niemals etwas zu beenden oder zu veröffentlichen. Und SharePoint wird von der Organisation nicht gemocht.

Das Governance Committee ist da, um Sie zu unterstützen und Sie dagegen zu schützen. Wir sagen niemals wirklich, dass es ein Zweck des Committees ist, und natürlich ist es nicht der einzige, aber es ist ein wichtiger Grund, es zu haben.

Denn jetzt wird diese Person, die neue Funktionen wollte, ihren Vorgesetzten oder VP sehen, der Teil des Governance Committees ist, das Entscheidungen trifft über:

• Funktionen im Fahrplan
• Bewertung der Ziele
• Definition von Regeln und Prozessen
• Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Erstellung eines Berichts für das Management Committee

Dieses Governance Committee trifft sich nur alle Quartale oder alle 6 Monate, je nach Organisation, um Änderungsanfragen, neue Funktionen usw. zu bewerten. Das bedeutet, dass unserem Freund von seinem Vorgesetzten oder VP dasselbe gesagt wird, was wir ihm gesagt hätten.

Wenn Sie das erste Mal den Governance Plan erstellen, wird noch kein Governance Committee gebildet sein, aber die Rolle und ihre Verantwortlichkeiten werden darin definiert. Vielleicht sind sogar schon einige Mitglieder identifiziert. Aber alles kommt wirklich zusammen, sobald Sie den ersten Entwurf dieses sich entwickelnden Dokuments fertigstellen. Sie werden sich treffen, die Gesamtrichtung der Organisation für die nächsten Monate kennend, was es ihnen ermöglicht, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie SharePoint verwendet werden sollte und was damit getan werden sollte, basierend auf diesen Prioritäten.

Es versteht sich von selbst, dass Ihr Governance Committee aus höherem Management bestehen sollte. Aber wieder wird es je nach Organisation variieren. Wenn Sie ein Committee machen, dessen Entscheidungen von fast jedem in der Organisation aufgehoben werden können, dann machen Sie sich gar nicht erst die Mühe.

*Bearbeitet: Das Committee besteht nicht nur aus höherem Management. Im Wesentlichen möchten Sie jemanden, der in der Lage ist, den Plan und die Begründung hinter einigen der Vorschläge zu präsentieren sowie die Machbarkeit und den erforderlichen Aufwand für etwas abzuschätzen. Sie benötigen dann Menschen mit Entscheidungsbefugnis, um eine Entscheidung über Anfragen zu treffen, die gestellt wurden, oder Änderungen, die seit dem letzten Meeting erforderlich sind.

Andere Rollen und Verantwortlichkeiten: Es wird offensichtlich viele andere Rollen und Verantwortlichkeiten geben, die Sie in Ihrem SharePoint Governance Plan definieren müssen. Das Beste, was Sie tun können, ist, eine einfach zu verwaltende Tabelle mit drei Spalten zu erstellen.

• Rollen
• Verantwortlichkeiten