Wie Sie SharePoint-Listen ohne Strukturverlust duplizieren

Das Duplizieren einer SharePoint-Liste mag wie ein einfacher Prozess erscheinen. Aber die Beibehaltung von Struktur, Berechtigungen und Metadaten erfordert mehr als ein einfaches „Kopieren".

Ob Sie Ihre Site reorganisieren, Mandanten migrieren oder Daten bereinigen – wir zeigen Ihnen, wie Sie eine SharePoint-Liste duplizieren. Und da Microsoft Lists dieselbe Plattform verwendet, gelten diese Schritte in der Regel auch für Microsoft 365-Teamseiten.

Lassen Sie uns erkunden, warum die Listenduplizierung komplizierter ist als sie scheint, was Sie im Voraus vorbereiten sollten und wie Sie eine SharePoint-Liste effektiv kopieren.

Was ist eine SharePoint-Liste?

Eine SharePoint-Liste ist eine schlanke, benutzerfreundliche Datenbank, mit der Sie Daten im Kontext einer SharePoint-Site speichern, verwalten und visualisieren können. Jede Liste ist eine strukturierte Sammlung von Elementen (Zeilen), die durch Spalten (Felder) definiert sind. Sie können Zeilen und Felder mit Ansichten anpassen und andere Tools für zusätzliche Funktionen integrieren. 

Duplizierung und ihre Vorteile

Wenn Sie den Inhalt einer SharePoint-Liste duplizieren, besteht das Ziel normalerweise darin, das gesamte Schema zu replizieren, einschließlich der Spalten, Inhaltstypen, Ansichten und des Formats. Berechtigungen, Workflows und Integrationen erfordern normalerweise zusätzliche Schritte oder ein spezielles Migrationstool; sie werden nicht automatisch durch integrierte Listenerstellungsfeatures übertragen.

Eine Duplizierung auf dieser Ebene bietet mehrere Vorteile:

• Schnelle Replikation von Listenstrukturen über Sites und Teams hinweg
• Sichere Sandbox oder Tests ohne Beeinträchtigung der Live-Liste
• Vorlagenerstellung für die Verwendung über Sites hinweg
• Konsistente Inhaltsmigration zwischen Umgebungen

Sie finden drei Methoden zum Kopieren einer SharePoint-Liste auf eine andere Site: manuell, automatisiert und von Drittanbietern.

Was sind die Voraussetzungen für das Kopieren von Listen?

Die erfolgreiche Duplizierung einer SharePoint-Liste erfordert etwas Vorbereitung, da das Überspringen von Schritten zu defekten Ansichten, fehlenden Spalten und verwaisten Workflows führen kann. Hier ist, was Sie vor Beginn der Duplizierung tun sollten: 

• Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Berechtigungen sowohl auf der Quell- als auch auf der Ziel-Site haben. 
• Bestätigen Sie, dass alle Spalten, Felder und Inhaltstypen in der Quell-Liste gültig und aktiv sind. 
• Prüfen Sie auf Abhängigkeiten zu anderen Listen, Workflows oder verwalteten Metadaten.
• Pausieren oder schließen Sie offene Workflows oder Prozesse in der Quell-Liste ab. 
• Sichern oder exportieren Sie wichtige Daten vor dem Start.
• Bestätigen Sie, dass Sie auf beide Sites zugreifen und sich mit den erforderlichen Admin-/Site-Berechtigungen authentifizieren können.

Häufige Herausforderungen beim Duplizieren von SharePoint-Listen

Selbst bei sorgfältiger Vorbereitung kann das Duplizieren von Listen Probleme verursachen. IT-Administratoren stellen manchmal fest, dass eine schnelle Kopie zu einem komplizierten Prozess wird – besonders wenn das Ziel ist, alles zu duplizieren, einschließlich Metadaten und Berechtigungen. Diese häufigen Herausforderungen können auftreten, wenn Sie versuchen, Elemente zu kopieren oder eine Liste vollständig über eine SharePoint-Site zu replizieren.

Spalten und Inhaltstypen werden nicht übertragen

Duplizierten SharePoint-Listen fehlt oft ein Element oder zwei. Sie könnten finden:

• Erforderliche Spalten fehlen
• Nachschlagefelder sind defekt
• Inhaltstypen nicht angewendet
• Benutzerdefinierte Formatierung verloren

Das Ergebnis? Eine Liste, die ähnlich aussieht, aber nicht auf dieselbe Weise funktioniert.

Fehlende Berechtigungen und Ansichten

Selbst wenn Sie die Struktur korrekt kopieren, werden Zugriffseinstellungen und benutzerdefinierte Ansichten möglicherweise nicht auf die neue SharePoint-Site übertragen. Dies kann zu größeren Zugriffsproblemen für Benutzer führen, die dieselbe Sichtbarkeit wie zuvor erwarten. Ansichten, die an benutzerdefinierte Spalten gebunden sind, können auch in der neuen Umgebung verschwinden oder nicht ordnungsgemäß geladen werden.

Vorlagen- oder Feature-Einschränkungen

 In SharePoint Online kann die klassische Option Liste als Vorlage speichern nicht verfügbar sein, wenn benutzerdefinierte Skripts auf der Site blockiert sind, da „Liste als Vorlage speichern" eine der Einstellungen ist, die in dieser Konfiguration aus den Listeneinstellungen entfernt wird.

Methoden der SharePoint-Listenduplizierung

Mit den Voraussetzungen und Herausforderungen im Hinterkopf lernen wir die verschiedenen Wege kennen, eine SharePoint-Liste zu duplizieren.

Eine neue Liste aus einer bestehenden Liste erstellen

In SharePoint Online (oder Microsoft Lists) wählen Sie Neu > Liste > Aus bestehender Liste und wählen Ihre Quell-Liste. SharePoint erstellt eine neue Version mit denselben Spalten, Ansichten und Formatierungen.

Schritt für Schritt:

1. Gehen Sie zur Site, wo Sie die neue Liste wollen
2. Wählen Sie Neu > Liste
3. Wählen Sie Aus bestehender Liste
4. Wählen Sie die Site, dann die Liste, die Sie duplizieren
5. Geben Sie einen Namen für die neue Liste an
6. Überprüfen Sie die neue Liste und passen Sie Einstellungen oder Berechtigungen an

Vorteile:

• Schnelle, integrierte Option
• Dupliziert die Gesamtstruktur einer Liste

Nachteile:

• Kopiert standardmäßig keine Elemente
• Berechtigungen und Workflows auf Listenebene müssen neu erstellt werden

Am besten für: Wenn Sie eine getreue Schema-Kopie benötigen und planen, später manuell Inhalte hinzuzufügen oder Workflows anzuhängen

Export/Import mit Excel

Wenn Sie noch lernen, wie Sie Listendaten ohne PowerShell oder Skripte duplizieren oder kopieren, können Sie die SharePoint-Liste mit der In Raster bearbeiten-Ansicht nach Excel exportieren, um den Inhalt zu kopieren. Von dort werden Sie diese Daten entweder in eine neue SharePoint-Liste importieren oder einfügen.

Schritt für Schritt:

1. Wählen Sie in der Quell-Liste Nach Excel exportieren oder öffnen Sie in der In Raster bearbeiten-Ansicht
2. Erstellen Sie eine neue Liste über Aus bestehender Liste oder leer
3. Ordnen Sie die Spalten in der neuen Liste denen im Export zu
4. Verwenden Sie Excel oder die Rasteransicht, um die Elemente aus dem Export einzufügen
5. Beheben Sie manuell etwaige Nachschlage- oder Datentypfehler

Vorteile:

• Keine Skripterstellung oder Drittanbieter-Tools erforderlich
• Ermöglicht das Kopieren von Elementen und Grundstruktur

Nachteile:

• Manuelle Zuordnung erforderlich – zeitaufwändig für größere Listen
• Workflows, Berechtigungen und Nachschlagebeziehungen werden nicht übertragen

Am besten für: Kleine Listen, Sandbox-Umgebungen oder Testkopien

PowerShell-Befehle

Administratoren, die mit Automatisierung vertraut sind, bevorzugen möglicherweise diese Methode, die ihnen volle Kontrolle über den Duplizierungsprozess gibt. Sie können das PnP PowerShell-Modul verwenden, um die Listenerstellung zu automatisieren, Spalten zwischen Listen abzugleichen, Elemente zu kopieren und Metadaten zu bewahren.

Schritt für Schritt:

1. Verbinden Sie sich über Connect-PnPOnline mit Ihrem Mandanten oder Ihrer SharePoint-Site
2. Führen Sie Get-PnPList auf der Quelle aus, um das Schema zu erfassen
3. Get-PnPList und Add-PnPList zum Neuerstellen der Listenstruktur
4. Verwenden Sie Get-PnPListItem und Add-PnPListItem, um Elemente zur neuen Liste hinzuzufügen.
5. Standardmäßig setzt Add-PnPListItem die Erstellt-Zeit auf das aktuelle Datum/die aktuelle Zeit und setzt den Autor auf den aktuellen authentifizierten Benutzer, der den Befehl ausführt. Die Beibehaltung ursprünglicher Systemfelder (Erstellt/Erstellt von/Geändert/Geändert von) ist nicht das Standardverhalten und kann zusätzliche Behandlung erfordern, wobei die Ergebnisse vom Szenario und den Berechtigungen abhängen.
6. Wenden Sie Berechtigungen, Workflows und Inhaltstypen nach Bedarf erneut an

Vorteile:

• Ermöglicht volle Kontrolle über Struktur, Daten und Metadatenbewahrung
• Funktioniert über Sites, Site-Sammlungen oder Mandanten hinweg

Nachteile:

• Erfordert PowerShell-Erfahrung und administrativen Zugang
• Manuelle Skripterstellung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein

Am besten für: Administratoren, die mehrere Umgebungen verwalten und einen wiederholbaren, automatisierten Weg zum Duplizieren von Listen benötigen, während die ursprünglichen Daten und Metadaten erhalten bleiben

Drittanbieter-Tools 

Der zuverlässigste Weg, SharePoint-Listen zu duplizieren – einschließlich ihrer Struktur, Elemente, Metadaten und Abhängigkeiten – ist die Verwendung eines Drittanbieter-Tools wie ShareGate Migrate. 

ShareGates Struktur und Inhalt kopieren-Feature ermöglicht es Ihnen, Listen zwischen Sites oder Umgebungen mit nur wenigen Klicks zu kopieren, während wichtige Eigenschaften bewahrt und Abhängigkeiten automatisch behandelt werden. 

Vorteile:

• Kopiert Listenstruktur und -inhalt (Spalten, Inhaltstypen, Ansichten, Elemente)
• Bewahrt Metadaten wie Autoren, Zeitstempel und andere Eigenschaften auf Listenebene (wenn Berechtigungen es erlauben)
• Bewahrt Listenberechtigungen während der Kopie
  Erkennt und migriert automatisch Abhängigkeiten (z.B. Nachschlagelisten, referenzierte Spalten)
• Bietet einen detaillierten Migrationsbericht mit Warnungen/Fehlern zur Validierung
• Ermöglicht erweiterte Optionen zur Kontrolle, wie Abhängigkeiten und Elemente behandelt werden

Nachteile:

• Erfordert eine kostenpflichtige Lizenz
• Bewahrt nicht den Workflow-Verlauf und Workflow-Aufgabenlisten

Am besten