Office 365 definiert Wissensmanagement neu

Wenn Sie Ihre Routine mit SharePoint fortsetzen möchten, dann möchten Sie diesen Blog vielleicht überspringen. Ich glaube nicht, dass mir die Auswirkungen bewusst waren, die diese neuen Features auf unsere Arbeitsweise haben, bis ich mir die Sessions erneut angesehen habe.

Bei den vielen Innovationen, die auf der Ignite vorgestellt wurden, möchte ich mich auf ihre neue Vision der Zusammenarbeit an Inhalten innerhalb unserer Organisation konzentrieren. Um die Informationen zu Boards, Stories, Articles, Microsites und dem Knowledge Management Portal zu durchdringen und zu verstehen. Es ist ein mutiger Schritt von Microsoft und dem Office 365-Team und dazu sage ich: Es war höchste Zeit!

NextGen-Portale in Office 365 und warum wir sie brauchen

„Intelligent, Ready-to-Go NextGen Portals in Office 365" war der Name einer der ersten Sessions, die auf der Ignite verfügbar waren, aber was bedeutet das?

Nun, es ist Zeit für eine Veränderung. Ich habe es schon einmal gesagt und sage es hier wieder. In der heutigen technologisch fortgeschrittenen und digitalen Arbeitsplatzwelt, mit computeraffinen Menschen und bald einer Generation, die praktisch mit Geräten in der Hand geboren wurde, können wir einfach nicht die Augen verschließen und auf das Beste hoffen.

Und es geht nicht darum, Office 365 vs. On-Premises zu wählen oder Team Sites mit Groups in Office 365 zu vergleichen. Es geht darum, Lösungen für die wachsenden technologischen Bedürfnisse und Erwartungen unserer Organisation in unserem digitalen Arbeitsplatz bereitstellen zu können.

Office 365 Experiences und Portale sind da, um einfach zu verwendende, „vorgefertigte" Lösungen zu bieten, die die bereits verfügbare Technologie nutzen und sie mit heutigen Standards für Mobilität liefern.

Dies ist ein Thema, das ich nach der Ignite ausführlich erforscht habe, und ich empfehle Ihnen, es zu lesen, bevor Sie fortfahren. Nicht weil ich unbedingt möchte, dass Sie meine Blogs lesen, sondern einfach weil sich gerade viel ändert und es wichtig ist, einen Schritt zurückzutreten und zu sehen, was vor sich geht.

Dort diskutiere ich auch Groups für Office 365 und die Auswirkungen, die sie auf unsere Arbeitsweise bei der Teamzusammenarbeit haben werden.

Vogelperspektive auf die neue Vision zur Verbindung von Menschen und Sammlung von Informationen

Ich habe gerade zwei Sessions über NextGen-Portale und insbesondere die neuen Knowledge Management-Erfahrungen beendet. Sie können sich beide über die unten stehenden Links ansehen, andernfalls habe ich 20 Minuten daraus geschnitten, um einen schnellen Überblick über alles zu bekommen, was sich ändert.

https://gsoft-group.wistia.com/medias/7sx9ug9fhm?embedType=iframe&videoFoam=true&videoWidth=640

• Intelligent, Ready-to-Go NextGen Portals in Office 365
• The New Knowledge Management Portal in Office 365

Das Ziel hier ist es, so weit wie möglich von den traditionellen Top-down-Hierarchien wegzukommen und uns hin zu responsiven Netzwerken zu bewegen.

Es gibt eine Menge Wissen und Expertise in Ihrer Organisation. Menschen müssen in der Lage sein, diese Inhalte einfach zu erstellen, ihr Wissen zu teilen, andere müssen es leicht finden können und natürlich mobil sein, damit jeder es aufgreifen und überall fortsetzen kann.

• Ich bin gerade von der Ignite zurückgekommen, wie teile ich dieses Wissen mit meinem Team?
• Das ShareGate "Verkaufsteam" möchte die neuesten Inhalte, um ihnen beim Verkauf zu helfen, wo sind sie?
• Einer von ihnen möchte diese Inhalte erstellen, wie? Und ist es einfach genug, das zu tun?
• Wo sind all die 101-Informationen für das Onboarding neuer Leute bei ShareGate?

Anstatt nur ein neues "SharePoint Wiki" oder eine "SharePoint Publishing Site" oder eine "SharePoint Team Site" oder dasselbe in anderen Produkten wie Yammer und Exchange zu erstellen, haben sie die Lösung neu erfunden.

Stattdessen fragten sie sich, was wollen Menschen in Organisationen?

• Inhalte einfach erstellen, die von jedem und überall konsumiert werden können
• Dieses nun verfügbare Wissen sammeln und teilen
• Diese Informationen in einer kontrollierteren Erfahrung erklären und organisieren
• In einer fast shop-ähnlichen Erfahrung die für sie richtigen Inhalte empfohlen bekommen

Wie immer bei Office 365 geht es nicht um ein spezifisches Produkt, das hier ist, um alles zu lösen. Wir haben Delve, Groups, Stories, Articles, Microsites und das Knowledge Management Portal "InfoPedia", die zusammen mit dem Video Portal und vielem mehr arbeiten, um uns diese perfekte Erfahrung zu bieten.

Delve und die neue "Stories"-Funktion zum Erstellen von Inhalten

Ein persönliches Such- und Entdeckungstool, das "weiß, was und wer was tut" in Ihrer Organisation. Delve hat sich von einem bloßen Gadget zu möglicherweise einem der wichtigsten Teile von Office 365 entwickelt.

Es begann zunächst als einfache App, die den Office Graph (der magische Ort, wo alles, was in Office 365 getan wird, erfasst wird) nutzte, um Ihnen zu zeigen, woran Sie und Ihre Kollegen arbeiten. Es berücksichtigte auch viele Dinge, um Ihnen zu zeigen, was es erwartete, dass Sie suchen, ganz oben auf der Liste.

Jetzt zeigt Delve immer mehr Inhalte, indem es mehr aus dem Graph erfasst wie E-Mail-Anhänge, Yammer und Videos im Video Portal.

Es bekam auch eine UI-Überarbeitung und wird jetzt "People Experience" genannt. Es bietet für Sie und alle in Office 365 eine Profil-, Kommunikations- und Aktivitätsseite. Und es macht dasselbe für Groups in Office 365, eine der neuen "Team Experiences".

Jetzt können Sie in Delve eine Person oder ein Team (Group) auswählen und ihr Profil sehen, das Informationen von mehreren Orten sammelt. Sie können dann ihre Aktivität betrachten und sehen, was sie erstellt haben oder woran sie gearbeitet haben.

Aber das ist noch nicht alles, Menschen können jetzt zu ihrem Delve gehen, um "Stories" in einer Sway-ähnlichen Funktion zu erstellen, die es Ihnen ermöglicht, leichtgewichtige Blog-Posts zu erstellen.

Es ist schön, einfach zu erstellen und responsiv, sodass es auf allen Geräten funktioniert.

Im Wesentlichen haben Sie eine interaktive Seite vor sich. Sie klicken auf Schaltflächen, wenn Sie Text, Bilder, Videos oder Dokumente möchten, und dann erhalten Sie ein paar Optionen basierend auf dem, was Sie gewählt haben. Wirklich einfach und eigentlich ziemlich angenehm.

Boards zum Sammeln von Informationen und Zusammenfügen

In Ordnung, ich habe Sie davon überzeugt, dass diese neuen Office 365 Experiences wirklich viel einfacher zu übernehmen und zu verwenden sind. Dies ist etwas, was Ihre Geschäftsanwender definitiv zusammen mit der Groups-Funktion für die Teamarbeit übernehmen könnten. Aber was ist mit unserer Informationsarchitektur?

Als SharePoint und Dokumentenbibliotheken ankamen, war es Chaos in der File Share-Welt. Es war zu große Veränderung und was ist mit Szenario A oder Szenario B!

Der Nachteil einer vollständigen SharePoint-Implementierung ist jedoch die Reibung mit den Endnutzern, die es täglich verwenden. "Metadaten? Für jedes einzelne Dokument, das ich hochlade, gibt es ein Formular auszufüllen?"

Im Gegenzug sahen wir, dass SharePoint Team Sites oft nur zu einem weiteren File Share mit einer Web-Oberfläche wurden. Was wir brauchen, ist ein Gleichgewicht zwischen den beiden Welten. Es muss einfach und so reibungslos wie möglich sein, wenn wir möchten, dass der Nutzer es tatsächlich verwenden möchte. Andererseits muss es unseren Geschäftsanforderungen entsprechen und natürlich einfach zu finden sein.

Also führt Delve ein neues Konzept (obwohl sehr ähnlich zu Pinterest) von Boards ein. Boards hätten "Tags" oder "Schlüsselwörter" genannt werden können und es wäre dieselbe Funktion gewesen. Während Sie Inhalte finden, können Sie sie taggen (zu einem Board hinzufügen).

Es ist eine Möglichkeit, die überall erstellten Informationen oder das Wissen einfach zu sammeln und eine einfache Organisation dafür zu bieten. Denken Sie daran, verschiedene Dateien und "Stories" für ein großes Meeting zu gruppieren. Oder es könnten alle wertvollen Informationen sein, die für einen neuen Mitarbeiter an einem Ort verstreut sind.

Ihre Vision umfasst die Erweiterung über Delve hinaus. Im Moment müssen Sie den Inhalt mit Delve finden, um ihn zu einem Board hinzufügen oder ihn mit anderen Worten taggen zu können. Aber es ist aufregend zu sehen, dass OneDrive for Business und schließlich alle Dateien überall in Office 365 direkt von dort, wo sie sind, zu Boards hinzugefügt werden können. Und natürlich sage ich Dateien... aber das wird so viel mehr.

*Beachten Sie, dass dies ein Mockup für eine Vision ist und nicht das tatsächliche Design darstellt.

Stellen Sie sich vor, jemand sendet Ihnen eine Datei per E-Mail, die Sie in OneDrive for Business speichern und zu einem gespeicherten und geteilten Board hinzufügen. Jeder, der diesem Board folgt oder daran beteiligt ist, sieht es automatisch (vorausgesetzt, er hat Zugang zu der Datei). In gewisser Weise, obwohl ich weiß, dass es für viele von uns sehr beängstigend ist, wird es nicht darauf ankommen, wo sich die Dateien tatsächlich befinden. Obwohl ich selbst immer noch glaube, dass es wichtig ist, Governance und Richtlinien bereitzustellen, um den Menschen zu helfen zu wissen, was sie wann verwenden sollen. Sollte diese Datei in Ihrer persönlichen OneDrive for Business-Bibliothek oder in den Dateien einer Group gewesen sein?

Articles und Microsites helfen Ihnen beim Erstellen von "Magazinen" mit Arbeitsinhalten

Sie nahmen ein altes Problem und versuchten, es wieder mit Articles und Microsites zu lösen. Eine Art Kreuzung zwischen Wiki, Publishing, OneNote und Sway. Die neuen Articles und Microsites ermöglichen einen kontrollierteren und kontextuelleren Ansatz zur Inhaltserstellung in Form von Seiten