Was ist Microsoft Delve? Profi-Tipps & 9 wichtige Funktionen, die Sie kennen sollten

Wenn Ihre Benutzer Microsoft Delve, auch Office Delve für Microsoft Office genannt, nicht nutzen, liegt es wahrscheinlich daran, dass sie nicht wissen, wofür es da ist – und vor allem, wie sie in ihrer täglichen Arbeit davon profitieren können. Schauen wir uns Microsoft Delve nun genauer an und erfahren mehr über die Vorteile, die es Microsoft 365-Benutzern bieten kann.

Was ist Office Delve für Microsoft 365? 

Delve ist eines der integrierten Microsoft-Produkte, die in Microsoft 365 enthalten sind. Der einfachste Weg, sich vorzustellen, was Delve macht, ist, es als aufgebohrte Suchmaschine für Ihr Microsoft 365-System zu betrachten.

Es einfach als Suchmaschine zu bezeichnen wird ihm nicht gerecht, da es weit mehr Funktionen als nur die Suche hat. Im Kern ist Microsoft Office Delve ein Entdeckungstool, das Benutzern dabei helfen soll, die Informationen zu finden, die sie benötigen.

Delve greift auf Informationen aus dem gesamten Microsoft 365-Ökosystem zu und ist intelligent. Wenn Sie mit Delve suchen, verwendet es künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um die nützlichsten Inhalte zu ermitteln und anzuzeigen.

Delve verwendet die Office Graph-Technologie, ein intelligentes „Gewebe", das Milliarden von Interaktionen zwischen Millionen von Microsoft 365-Benutzern verbindet. Durch die Anwendung von ML-Techniken auf diese Daten kann Delve Muster und Beziehungen identifizieren, die ihm helfen zu wissen, welche Arten von Inhalten für verschiedene Microsoft-Benutzer relevant sind.   

SharePoint und OneDrive sind die primären Quellen, aus denen Delve seine Informationen bezieht, aber es kann auch Microsoft Exchange nach E-Mail-Anhängen, Yammer, von Benutzern hochgeladenen Bildern und Videos sowie Inhalten aus anderen Apps und Systemen durchsuchen, mit denen Ihr Microsoft-Konto verbunden ist.

Ist Delve dasselbe wie SharePoint? 

SharePoint-Benutzer könnten verwirrt darüber sein, was Office Delve ist, was verständlich ist. Oberflächlich betrachtet scheinen SharePoint und Delve viele der gleichen Funktionen zu bieten, und beide funktionieren als Websites innerhalb der Microsoft Office-Umgebung. Im Gegensatz zu SharePoint kann Delve jedoch vorhersehen, wonach Sie suchen, und ein breiteres Spektrum an Ergebnissen zurückgeben, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie finden, was Sie brauchen, sowie andere relevante oder verwandte Dokumente.

Der Hauptunterschied zwischen Delve und SharePoint sind Sie, der Benutzer. Während Delve und SharePoint einige gemeinsame Funktionen haben, bietet Delve eine Erfahrung, die auf den einzelnen Benutzer zugeschnitten ist, im Gegensatz zu einem Team oder einer anderen Gruppe von Benutzern. In Delve können Sie Ihre eigene angepasste Website innerhalb der Microsoft 365-Umgebung Ihrer Organisation einrichten, um schnell die benötigten Informationen zu finden, mit Kollegen zu kollaborieren und Dokumente zu teilen, Inhalte zu kuratieren und neue, relevante Dokumente und Informationen zu entdecken sowie Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 

9 Hauptfunktionen von Delve und ihre Verwendung

Es gibt vieles, was Sie mit Office Delve machen können. Hier ist eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen und wie Sie sie für mehr Produktivität nutzen können.

Erweiterte Suche

Wir haben oben erwähnt, dass Delve KI und ML verwendet, um die Inhalte zu finden, die Sie bei der Suche benötigen. Während ML dabei hilft, die Arten von Inhalten zu verstehen, die Sie bei der Suche benötigen, ist die KI in Delve das, was ihm hilft, die tatsächlichen Suchbegriffe zu verstehen, die Sie verwenden, und sie breiter in der Suche anzuwenden.

Delve durchsucht nicht nur den Titel, sondern auch den Text des Dokuments, was sehr nützlich ist, wenn Sie sich nicht an den Namen des Dokuments erinnern können. Mit Delve können Sie nach einem Satz suchen, an den Sie sich vielleicht erinnern, oder nach Schlüsselwörtern, die für das Dokument relevant sind. Sie können auch nach Personen suchen, um deren Profilseite und alles zu sehen, was sie mit Ihnen geteilt haben.

Ihre Delve-Homepage

Alle Delve-Benutzer erhalten ihre eigene, individualisierte Homepage, die sie durch das Hochladen eines Titelbilds anpassen können. Auf dieser Seite sehen Sie alle Ihre kürzlich aufgerufenen Dokumente und einen separaten Feed, der andere Inhalte bereitstellt, die Delve als nützlich für Ihre Arbeit eingestuft hat.

Delve bietet auch einen Bereich, der Benutzern hilft, Kollegen zu finden. Durch Klicken auf ihre Namen können Sie die Projekte und Profile Ihrer Kollegen sehen, was es Ihnen ermöglicht, sich schnell und einfach mit ihnen zu verbinden. Sie können auch eine Personensuche durchführen, um andere Benutzer zu finden.

Diese Seite dient auch als Ihre personalisierte Profilseite. Ihr Profil enthält automatisch einige grundlegende Informationen wie Ihren Namen, Titel, Ihre Abteilung und Ihren Vorgesetzten. Es ermöglicht Ihnen aber auch verschiedene Möglichkeiten, Ihr Profil zu erweitern, indem Sie ein Profilbild hochladen und andere Arten von Informationen in diesen verschiedenen Profilbereichen hinzufügen: 

• Über mich
• Interessen und Hobbys
• Fähigkeiten und Expertise
• Schulen und Bildung
• Projekte

Inhaltskarten

Die in Delve angezeigten Inhalte können Microsoft Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen, OneNotes, PDFs, die Sie als E-Mail-Anhänge geteilt haben, und andere Arten von Benutzerinhalten umfassen. Manchmal als Delve-Kachel bezeichnet, zeigt eine Inhaltskarte den Titel und ein aus dem Inhalt extrahiertes Foto an, um schnell zu erkennen, worum es geht. Am oberen Rand der Karte können Sie sehen, wer das Dokument oder die Datei zuletzt geändert hat, und wenn Sie es öffnen müssen, finden Sie den Speicherort sowie die Anzahl der Aufrufe am unteren Rand der Karte. 

Für Sie relevante Inhalte anzeigen 

Mit seinen KI- und ML-Fähigkeiten ist Delve in der Lage, Ihnen relevante Dokumente zu zeigen, bevor Sie überhaupt nach ihnen suchen. Delve verwendet Office Graph-Daten, um Ihre Interaktionen mit verschiedenen Personen, Tools, Dokumenten und anderen Dateien innerhalb von Microsoft 365 zu kartieren und zu analysieren, um Inhalte und Erkenntnisse zu liefern, die auf Ihre einzigartigen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese Inhalte werden als Inhaltskarten in Ihrem „Beliebte Dokumente"-Feed oben im Hauptbereich Ihrer Delve-Seite angezeigt. 

Boards 

Delve-Boards geben Ihnen eine mächtige Möglichkeit, Dokumente in Delve zu sammeln und zu organisieren und sie mit anderen Benutzern zu teilen. Sie können Boards zu jedem Thema erstellen. Boards funktionieren im Wesentlichen wie ein Tagging-System. Wenn Sie relevante Dokumente zu einem Thema finden, das Sie interessiert, können Sie diese an ein vorhandenes Board „anheften" oder ein neues erstellen.

Mit Boards können Sie Dokumente hinzufügen, organisieren und einfach von überall im Ökosystem darauf zugreifen. Sie können auch verschiedene Dokumente, die Sie an ein Board anheften, als „Favoriten" markieren für Ihre eigene schnelle Referenz. 

Der größte Vorteil von Boards ist, dass sie es ermöglichen, dass dieselben Dokumente von anderen Delve-Benutzern aufgerufen werden können, unabhängig davon, wo sie im System gespeichert sind. Sie laden Dokumente nicht in Delve hoch oder betten sie ein. Vielmehr speichern Sie Ihre Dokumente und anderen Dateien dort, wo Sie sie normalerweise in Microsoft Office speichern würden.

My Analytics

Delve analysiert die letzten vier Wochen Ihrer vergangenen Aktivität, um Ihnen Erkenntnisse zu liefern, mit denen Sie Ihre Produktivität und Ihr Wohlbefinden bei der Arbeit verbessern können. Es präsentiert diese Erkenntnisse in vier Bereichen:

• Fokus—Dieser Bereich zeigt Ihnen, wie viel Fokuszeit Sie zur Verfügung hatten, um Ihre Arbeit zu erledigen, und hilft Ihnen dabei, einen Fokusplan zu entwickeln, indem Sie zusätzliche Zeit für fokussierte Arbeit in Ihren Kalender einbauen und selektiv Benachrichtigungen stumm schalten.
• Wohlbefinden—Hier können Sie sehen, wie viele „ruhige" Tage Sie in den letzten vier Wochen hatten, das sind Tage, an denen Sie keine bedeutende Aktivität in Ihrem Konto außerhalb Ihrer festgelegten Arbeitszeiten hatten.  
• Netzwerk—Es zeigt Ihnen, wer die Personen in Ihrem Netzwerk sind (einschließlich Mitarbeitern und Kollegen in anderen Organisationen), mit denen Sie am häufigsten über E-Mails, Chats und geteilte Dokumente arbeiten, und wie viele Stunden Sie mit ihnen gearbeitet haben.
• Zusammenarbeit—Dieser Bereich erweitert die im Netzwerk-Bereich bereitgestellten Informationen, indem er zeigt, wie viel Zeit Sie insgesamt mit der Zusammenarbeit über E-Mail, Chats und Meetings verbringen. Er bietet auch einige Analysen.

Kollaborativer Raum 

Delve bietet einzelnen Benutzern die Möglichkeit, ihre Arbeit zu optimieren, indem sie ihren eigenen Bereich innerhalb ihrer Konten erstellen, die Dokumente und anderen Dateien kuratieren, die sie täglich benötigen und mit denen sie arbeiten, und neue und relevante Benutzerinhalte entdecken. Mit der Möglichkeit für Benutzer, eine Personensuche durchzuführen, um ihre Kollegen leicht zu finden, und für mehrere Benutzer, Inhalte beizutragen, Informationen zu präsentieren und Dokumente über Delve-Boards zu erstellen, zu bearbeiten und zu teilen, ist Delve ein mächtiges Tool für die Zusammenarbeit mit anderen Microsoft Office-Benutzern.  

Datenschutz

Delve schwächt nicht den Benutzerdatenschutz Ihrer Organisation. Benutzer haben sehr granulare Kontrolle darüber, wer auf die Inhalte zugreifen kann, die sie von Delve aus verlinken. Jeder Benutzer kann wählen, wer die in Delve gespeicherten Dokumente oder die von ihnen kuratierten Boards sehen kann. Standardmäßig basieren die individuellen Datei- und Ordnerberechtigungen auf denen, die Benutzer für sie festgelegt haben.

SharePoint-Administratoren sind dafür verantwortlich, einzurichten, was Benutzer in Delve-Benutzerprofilen über den SharePoint User Profile Service sehen können. Basierend auf diesen Einstellungen können einzelne Benutzer dann die oben beschriebenen persönlicheren Informationen zu ihren Profilen hinzufügen (Interessen und Hobbys, Fähigkeiten und Erfahrungen, etc.).

Sicherheit

Wenn Sie Microsoft 365- oder SharePoint-Administrator sind, könnten Sie sich über die Sicherheitsimplikationen Sorgen machen, die mit Office Delve einhergehen. Das müssen Sie aber nicht. Während Delve die Daten für alle Benutzer verfolgt, verändert es nicht die Berechtigungen, die Sie für SharePoint eingerichtet haben.

Delve ist so konzipiert, dass es diese Berechtigungen liest und alle Inhalte herausfiltert, auf die ein einzelner Benutzer keinen Zugriff hat. Ebenso sind die privaten Aktivitäten eines Benutzers, einschließlich kürzlich aufgerufener Dateien und E-Mails, für niemanden einsehbar, der keine Berechtigung hat, sie zu sehen. 

Alle Daten, die Delve antreiben, werden in Microsofts Office Graph gespeichert, das in der Partition Ihrer Organisation der SharePoint Online- und Exchange Online-Umgebungen verwaltet wird, was den gleichen Datenschutz und die gleiche Sicherheit wie jede andere Art von Kundendaten bietet, die in Microsoft Cloud-Services gespeichert werden. 

Profi-Tipps