SharePoint Designer vs Power Automate: Übergang von klassischen SharePoint-Workflows zu Power Automate-Flows

Nachdem Microsoft die SharePoint 2010-Workflows zum 1. August 2020 eingestellt hat, läuft das Rennen um die Umstellung auf Power Automate. Wie sollten Organisationen mit der Planung dieser Umstellung beginnen? Und was bedeutet das, wenn Sie noch klassische SharePoint-Sites verwenden?

Wir hören viele Fragen von besorgten Kunden über die Auswirkungen auf ihre Umgebungen – insbesondere da unser SharePoint-Verwaltungstool einen integrierten Workflow-Bericht enthält. Deshalb haben wir beschlossen, eine Zusammenfassung mit allen wichtigen Informationen zu erstellen, die Sie wissen müssen, wenn Ihre Organisation noch klassische SharePoint-Workflows verwendet.

Microsoft beendet Support für klassische Workflows in SharePoint Online

In den letzten Jahren hat Microsoft weiterhin in Power Automate als universelle Lösung für Workflows in Microsoft 365 investiert; andererseits gab es seit 2013 keine neuen Updates für SharePoint Designer mehr.

SharePoint 2010-Workflows werden 2020 eingestellt

Diese Ankündigung hat die größten (und unmittelbarsten) Auswirkungen auf Organisationen, die SharePoint 2010-Workflows in SharePoint Online verwenden.

Laut Microsoft wird der Support für die Workflow-Komponente von SharePoint 2010 Online bis Ende dieses Jahres eingestellt:

• Ab dem 1. August 2020 werden SharePoint 2010-Workflows für neu erstellte Mandanten deaktiviert
• Ab dem 1. November 2020 werden SharePoint 2010-Workflows aus bestehenden Mandanten entfernt

Darüber hinaus wird die Erstellung von SharePoint 2010-Workflows mit SharePoint Designer 2013 für alle neu erstellten Mandanten ab August 2020 und bestehende Mandanten ab November 2020 deaktiviert.

Diese Fristen gelten nur für Organisationen, die SharePoint Online-Dienste nutzen; SharePoint Server-Kunden können SharePoint 2010- (und 2013-) Workflows in ihren lokalen Umgebungen bis 2026 weiterhin verwenden.

Verwandt: 6 Power Automate-Beispiele zur Optimierung Ihrer Microsoft 365-Verwaltungsaufgaben

SharePoint 2013-Workflows bleiben – vorerst – unterstützt

Wenn Ihre Organisation SharePoint 2013-Workflows verwendet, betrifft Sie diese Ankündigung ebenfalls. Microsoft hat auch die Einstellung von SharePoint 2013-Workflows in SharePoint Online angekündigt.

• Ab dem 1. November 2020 werden SharePoint 2013-Workflows standardmäßig für neue Mandanten deaktiviert
• SharePoint 2013-Workflows bleiben weiterhin unterstützt

Obwohl SharePoint 2013-Workflows noch kein genaues Einstellungsdatum haben, hat Microsoft bestätigt, dass sie zu einem Zeitpunkt in der Zukunft eingestellt werden – wahrscheinlich eher früher als später.

Automatisierte Workflows in SharePoint und Microsoft 365

Um die vollen Auswirkungen der Verbesserungen beim Erstellen in Power Automate zu verstehen, ist es wichtig, zunächst die Workflow-Terminologien zu verstehen, die von Microsofts Workflow-Tools verwendet werden.

Der Begriff "Workflow" wird oft verwendet, um eine Reihe von Aufgaben zu beschreiben, die ein gewünschtes Ergebnis erzielen. Im Microsoft-Universum werden Workflows enger als Automatisierung einer Sequenz von Aktionen oder Aufgaben im Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess definiert – meist mit Schwerpunkt auf der Erledigung von Routineaufgaben auf die schnellste und effizienteste Art möglich.

Erstellen von klassischen Workflows und Flows

Der Vorgang der Erstellung eines Workflows wird "Authoring" genannt. Obwohl es verschiedene Möglichkeiten gibt, Workflows zu erstellen, verwenden Benutzer hauptsächlich SharePoint Designer, um klassische Workflows zu erstellen, und Power Automate, um Flows zu erstellen. Wenn Sie ein Dynamics 365-Benutzer sind, sind Sie möglicherweise mit klassischen Common Data Service-Prozessen vertraut, die auch Workflows umfassen.

Jeder Workflow umfasst mindestens einen Trigger (Power Automate) oder ein Ereignis (SharePoint Designer), eine definierte Bedingung, die den Workflow-Prozess startet. Sie könnten beispielsweise einen Workflow erstellen, der zu laufen beginnt, wenn ein neues Element in einer Liste erstellt wird – in diesem Fall ist die Erstellung des Listenelements der Trigger/das Ereignis.

Eine Aktion (derselbe Begriff in beiden Tools) ist das, was der Workflow nach dem Auslösen tun soll; Aktionen sind die Bausteine, die es Benutzern ermöglichen, Workflows mit Geschäftslogik anzupassen. Um das obige Beispiel zu erweitern, könnten Sie einen Workflow erstellen, der automatisch eine E-Mail sendet (die Aktion), wenn ein neues Element in einer Liste erstellt wird (der Trigger/das Ereignis).

Beide Tools ermöglichen es Ihnen auch, Bedingungen festzulegen, die spezifizieren, dass ein Workflow eine oder mehrere Aufgaben nur ausführt, wenn die definierte Bedingung erfüllt ist.

SharePoint Designer: Klassische Workflows

Wenn Ihre Organisation SharePoint in den letzten zehn Jahren implementiert hat, haben Sie wahrscheinlich zu irgendeinem Zeitpunkt SharePoint-Workflows zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verwendet.

Bis zur Veröffentlichung von Microsoft Flow (jetzt Power Automate) herrschten die heute als "klassisch" bezeichneten Workflows vor – sie ermöglichten es Benutzern, alle Arten von Geschäftsprozessen zu modellieren und zu automatisieren, indem sie Geschäftslogik an Dokumente oder Elemente in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek anhängten.

Klassische Workflows in SharePoint umfassen zwei Workflow-Systeme, die beide es Benutzern ermöglichen, Workflows in SharePoint zu erstellen und zu veröffentlichen:

• SharePoint 2010-Workflow: Veröffentlicht mit SharePoint Server 2010, werden SharePoint 2010-Workflows in der SharePoint-Workflow-Laufzeit gehostet und ausgeführt
• SharePoint 2013-Workflow: Veröffentlicht mit SharePoint Server 2013, werden SharePoint 2013-Workflows in SharePoint gehostet und im Workflow Manager ausgeführt

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen in SharePoint sind Genehmigungen das am häufigsten verwendete Workflow-Szenario. Klassische SharePoint-Genehmigungsworkflows können verwendet werden, um ein Dokument oder ein anderes Element automatisch an eine (oder mehrere) bestimmte Personen zur Ablehnung oder Genehmigung zu senden, und können auch zur Kontrolle der Inhaltsfreigabe in einer Liste oder Bibliothek verwendet werden.

Power Automate: Moderne Workflows

Als Teil von Microsofts Power Platform – zusammen mit Power Apps (einem benutzerdefinierten App-Builder), Power BI (einem Datenanalyse-Tool) und Power Virtual Agents (einem No-Code-Chatbot-Builder) – ist Power Automate ein cloudbasierter Dienst, der Benutzern hilft, automatisierte Workflows zwischen ihren bevorzugten Apps und Diensten zu erstellen. Und dank Hunderten verfügbarer vorgefertigter Connectors ist minimal bis gar keine Codierung erforderlich.

Je nach Anwendungsfall können Sie die folgenden Arten von Flows in Power Automate erstellen:

• Automatisierte Flows: Führen eine (oder mehrere) Aufgaben automatisch aus, wenn sie durch ein Ereignis ausgelöst werden. Hauptsächlich auf Connectors ausgerichtet
• Button-Flows: Führen wiederkehrende Aufgaben von jedem Ort aus und zu jeder Zeit aus – sogar von Ihrem mobilen Gerät
• Geplante Flows: Führen eine (oder mehrere) Aufgaben nach einem Zeitplan aus
• Geschäftsprozess-Flows: Definieren eine Reihe von Schritten, denen Benutzer folgen sollen, um sie zu einem gewünschten Ergebnis zu führen. Hauptsächlich auf menschliche Prozesse ausgerichtet
• UI-Flows: Zeichnen die Wiedergabe manueller Schritte auf Legacy-Software auf und automatisieren sie. Ausgerichtet auf Desktop- und Web-Apps, die keine öffentlich verfügbaren APIs für die Automatisierung haben

Mit dem SharePoint-Connector können Sie SharePoint-Genehmigungen erstellen – einschließlich Seitengenehmigungen, Dokumentengenehmigungen und Hub-Zuordnungsgenehmigungen – die integriert sind und von Power Automate-Flows unterstützt werden.

Es gibt verschiedene Arten von Genehmigungen, die Sie mit Power Automate-Flows erstellen können:

• Einzelgenehmigungen: Workflows, die nur einen Genehmiger benötigen
• Sequentielle Genehmigungen: Workflows, die eine Vorabgenehmigung benötigen, bevor der endgültige Genehmiger abzeichnet
• Parallele Genehmigungen: Workflows, die mehrere Personen benötigen, um Elemente unabhängig voneinander zu genehmigen

SharePoint Designer vs Power Automate

Die Entscheidung, voll auf Power Automate zu setzen, macht Sinn im Kontext von Microsofts breiterer Bewegung hin zu einem flexibleren, "modernen" Arbeitsplatz – mit neuen Tools wie Microsoft Teams und Microsoft 365 Groups, die eine einheitlichere Erfahrung in Microsoft 365 ermöglichen.

Mit der Umstellung auf Power Automate können Sie Flows erstellen, die die Genehmigung von Dokumenten oder Prozessen über mehrere Dienste hinweg verwalten, einschließlich SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, WordPress oder Zendesk.

SharePoint Designer-Workflows funktionieren nur in SharePoint. Power Automate ermöglicht es Ihnen, Aktionen über eine Vielzahl von Apps und Diensten hinweg zu automatisieren.

Und darin liegt der größte Unterschied zwischen Workflows, die in SharePoint Designer vs Power Automate erstellt wurden: SharePoint Designer-Workflows funktionieren nur in SharePoint, und dann nur innerhalb einer einzigen Websitesammlung. Power Automate ist viel erweiterbarer und ermöglicht es Ihnen, Aktionen über eine Vielzahl von Anwendungen und Diensten hinweg zu automatisieren, dank Hunderten verfügbarer Connectors.

Vergleich der SharePoint-Integrationsfunktionen

Innerhalb von SharePoint selbst haben klassische Workflows und Power Automate-Flows etwas unterschiedliche Integrationsfähigkeiten – und im Fall von Power Automate ändern sich einige Fähigkeiten je nachdem, ob eine Site die klassische oder moderne SharePoint-Erfahrung verwendet:

SharePoint-IntegrationKlassische SharePoint-WorkflowsPower Automate-FlowsBenutzerdefinierte Workflows aus einer Liste oder Bibliothek erstellenJaNur in modernen UmgebungenEinen benutzerdefinierten Workflow für ein Element, eine Datei oder einen Ordner ausführen/startenJaNur in modernen UmgebungenStandard-Genehmigung für ein Element oder eine Datei erstellen/beantwortenJaJaKlassische Veröffentlichungsseiten-Genehmigungen erstellen/beantwortenJa—Moderne Seiten-Genehmigungen erstellen/beantworten—JaHub-Site-Zuordnungs-Genehmigungsanträge erstellen/verwalten—JaTabelle basierend auf Informationen aus Microsofts offizieller Dokumentation zur Migration von klassischen Workflows zu Power Automate-Flows in SharePoint.

Moderne Erfahrungen in SharePoint spiegeln Microsofts größere Vision wider und integrieren sich nahtlos mit den anderen Apps in Microsoft 365. Und da sich Microsofts Workflow-Orchestrierungsfähigkeiten in eine ähnliche Richtung entwickelt haben, macht es Sinn, dass Power Automate-Flows für die Verwendung mit modernen Sites in SharePoint konzipiert sind.

Denken Sie daran, Ihre bestehende SharePoint-Site mit Microsoft Teams zu integrieren? Hier ist unser Leitfaden zu SharePoint Teams-Sites.

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