SharePoint richtig organisieren

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie SharePoint-Sites und Dokumentbibliotheken richtig verwenden und strukturieren? Microsoft MVP Benjamin Niaulin erklärt bewährte Praktiken, die Sie beim Einführen von SharePoint in Ihrer Organisation beachten sollten.

Wenn Sie mit SharePoint arbeiten, gibt es keine Einheitslösung. Bevor Sie beginnen, sollten Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation sowie die Art und Weise berücksichtigen, wie Mitarbeiter täglich zusammenarbeiten. Dies wird Ihre SharePoint-Strategie und die Strukturierung Ihrer Informationsarchitektur bestimmen, um Ihre Geschäftsnutzer optimal zu unterstützen.

In der SharePoint-Verwaltung bezieht sich Informationsarchitektur darauf, wie Dokumente in Dokumentbibliotheken, SharePoint-Sites und Site-Sammlungen in Ihrem Intranet organisiert sind. Eine gute IA kann den Unterschied zwischen einem nutzbaren System, das von den Benutzern weitgehend akzeptiert wird, und einem System ausmachen, das Schwierigkeiten hat, in Gang zu kommen.

In diesem Beitrag betrachten wir, was erforderlich ist, um SharePoint richtig aufzubauen und zu verwenden.

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Verwenden Sie Metadaten in Ihren SharePoint-Dokumentbibliotheken, um Ihre Dokumente zu taggen und schneller zu finden

Betrachten Sie Metadaten als einen wichtigen Bestandteil Ihrer SharePoint-Inhaltsstrategie, der dabei hilft, die Dokumentenverwaltung in Ihren SharePoint-Dokumentbibliotheken und -Sites zu optimieren. Dies eliminiert die Notwendigkeit endloser verschachtelter Ordner. Metadaten sind die Art und Weise, wie Sie Dokumente taggen, damit Sie sie schnell finden können.

Ordner vs. Metadaten:

• Ordnerstruktur: Ihre Dokumente können nur an einem Ort gleichzeitig physisch gespeichert werden
• Metadaten: Sie können mehrere verschiedene Tags zu jedem Dokument hinzufügen—was es einfacher macht, Inhalte mit verschiedenen Suchparametern zu finden

Wann immer möglich, zentralisieren und wiederverwenden

Metadaten werden mithilfe von Spalten gespeichert. Die Sache mit Spalten ist jedoch, dass es verschiedene Arten von Spalten zur Auswahl gibt. Und es macht einen Unterschied, welche Art von Spalte Sie erstellen.

Sie haben die Wahl zwischen der Erstellung einer:

• Spalte: Erstellt innerhalb einer Dokumentbibliothek oder Liste, kann nicht an anderer Stelle wiederverwendet werden.
• Website-Spalte: Konfigurationen sind zentralisiert und innerhalb einer Site-Sammlung wiederverwendbar.

Da Website-Spalten zentralisiert sind, können alle Listen und Bibliotheken der Site diese Spalte und ihre Konfigurationen wiederverwenden. Es ermöglicht Ihnen auch, eine Lookup-Spalte für eine übergeordnete Site zu erstellen.

Weiterlesen: Microsoft Lists Funktionen, Integrationen und bewährte Praktiken

Ich empfehle, wann immer möglich Website-Spalten zu verwenden, damit Sie sie wiederverwenden können.

Da Website-Spalten zentralisiert sind, können alle Listen und Bibliotheken der Site—sowie alle Untersites—diese Spalte und ihre Konfigurationen wiederverwenden. ‍

Laut unserem State of Microsoft 365 Bericht, sagen IT-Experten, dass Governance und Zugriffskontrolle zu ihren größten Herausforderungen nach der Migration gehören. Erhalten Sie die Daten darüber, wie Kollegen SharePoint und Microsoft 365 strukturieren, um Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit in Einklang zu bringen.

Inhaltstypen

Wenn Sie eine Reihe von Website-Spalten haben, die Sie häufig zusammen verwenden, können Sie einen sogenannten Inhaltstyp erstellen.

Inhaltstypen sind wiederverwendbare Gruppen von Spalten, die zusammen verwendet werden und einen Inhaltstyp in Ihrer Organisation definieren.

Wenn Sie einen Inhaltstyp zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen, enthält er automatisch alle Spalten, die in dieser Gruppe identifiziert wurden.

Der Wert des Inhaltstyps liegt darin, dass er es Ihnen ermöglicht, mehr als einen Inhaltstyp innerhalb derselben Dokumentbibliothek zu haben und dennoch von der Spaltenfilterung zu profitieren.

Sie sollten auch endlose Spalten vermeiden. Benutzer möchten nicht damit beginnen, komplexe Formulare auszufüllen, um ein hochgeladenes Dokument hinzuzufügen—stattdessen werden sie es einfach per E-Mail senden oder zurück in die Dateifreigabe legen.

Entwerfen Sie eine Site-Architektur, die den 5.000 Listenansicht-Schwellenwert berücksichtigt

Ein weiterer häufiger Fehler, den ich sehe, ist, dass sich Leute beschweren, dass es ein 5.000 Elemente Limit in SharePoint gibt.

Das ist nicht wahr. Das Limit von Dokumenten in einer Dokumentbibliothek ist, wenn ich mich richtig erinnere, etwa 50 Millionen Dokumente. Es ist kein Limit. Es ist ein Ansichtsschwellenwert, weil es die Performance beeinträchtigt.

Sie müssen Ihre Site-Architektur so planen, dass Sie den Listenansicht-Schwellenwert für eine Dokumentbibliothek nicht erreichen. Wenn Sie keine andere Wahl haben, fügen Sie eine Art von Indizierung und Filterspalten hinzu, die Sie verwenden.

Sie müssen Ihre Site-Architektur so planen, dass Sie den Listenansicht-Schwellenwert für eine Dokumentbibliothek nicht erreichen. Wenn Sie keine andere Wahl haben, fügen Sie eine Art von Indizierung und Filterspalten hinzu, die Sie verwenden.

Sobald Sie mehr als 5.000 Elemente haben, hört SharePoint auf, sie Ihnen zu zeigen.

Aktivieren Sie die Metadaten-Navigation, um wieder zu sehen und zu reorganisieren / Indizierung zu sortieren und Spalten zu filtern

Wenn Ihre Dokumentbibliothek den 5.000-Schwellenwert überschreitet, aktivieren Sie die Metadaten-Navigation oder erstellen Sie benutzerdefinierte Ansichten, um die Performance in Ihren Bibliothekseinstellungen zu verbessern. Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumentbibliothek filtern und Dinge löschen oder in Ordner verschieben.

Wenn Sie bereits den 5.000-Schwellenwert überschritten haben und Ihre Elemente wieder sehen müssen, aktivieren Sie die Metadaten-Navigation. Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumentbibliothek filtern und Dinge löschen oder in Ordner verschieben.

Um ehrlich zu sein—ich verwende es nicht mehr so oft. Aber wenn Sie immer noch die Lookup-Spalte verwenden, ist es eine sehr, sehr schlechte Idee, eine Lookup-Spalte für eine Liste mit Hunderten und Hunderten und Hunderten von Zeilen zu verwenden.

Der Performance-Einbruch jedes Mal, wenn Sie das Lookup laden, ist immens. Also bitte—seien Sie vorsichtig mit Ihrer Lookup-Spalte.

Verwenden Sie SharePoint nicht als Ersatz für Ihre relationale Datenbank

SharePoint ist nicht der richtige Ort, um Ihre relationale Datenbank zu ersetzen.

Diese komplexen Datenbanken—wo dies mit jenem verbunden ist, was mit jenem verbunden ist, was mit jenem verbunden ist, damit ich alle meine Informationen für einen Kunden erhalten kann—SharePoint ist nicht dafür gebaut und wird das nicht unterstützen.

Sie können versuchen, es zu tun, Sie werden dabei scheitern und nur Zeit, Geld und—wahrscheinlich wie ich vor ein paar Jahren—ziemlich viele Haare verschwenden.

Sie können versuchen, es zu tun, aber Sie werden dabei scheitern und nur Zeit, Geld und—wahrscheinlich wie ich vor ein paar Jahren—ziemlich viele Haare verschwenden.

Was Sie betrachten müssen, ist, wie Sie externe Daten mit Ihrem SharePoint verbinden. Oder schauen Sie sich das App-Modell an, das es Ihnen ermöglicht, diese Art komplexer Anwendung innerhalb von SharePoint über I-Frames oder wie auch immer Sie es betrachten möchten, zu präsentieren.

Vergeben Sie Berechtigungen an Gruppen—niemals direkt an Benutzer

Zuallererst: Geben Sie niemals Berechtigungen direkt an einen einzelnen Benutzer. Niemals, tun Sie das niemals. Geben Sie immer Berechtigungen an eine Gruppe, um sicherzustellen, dass Ihre Site-Sammlung sicher und einfach zu verwalten bleibt.

Sicherheit und Berechtigungen: SP-Gruppen vs. AD-Gruppen

Wenn Sie die Sicherheit in Ihrer SharePoint-Site verwalten, haben Sie zwei Arten von Gruppen:

1. SharePoint-Gruppen: Das sind Gruppen, die für Ihre Site-Sammlung erstellt werden, denen Sie Berechtigungen zuweisen können.
2. Active Directory-Gruppen: Das sind Gruppen, die von Ihren Active Directory-Administratoren erstellt wurden und normalerweise bereits existieren.

Wann immer Sie die Mitgliedschaft einer SharePoint-Gruppe ändern, wird beim nächsten Durchlauf der Suche mit einem inkrementellen Crawl ein vollständiger Crawl gestartet, um die gesamte Zugriffskontrollliste neu zu berechnen.

Wann immer Sie die Mitgliedschaft einer SharePoint-Gruppe ändern, wird beim nächsten Durchlauf der Suche mit einem inkrementellen Crawl ein vollständiger Crawl gestartet, um die gesamte Zugriffskontrollliste neu zu berechnen.

Hier ist, was Sie tun müssen:

1. Legen Sie Berechtigungsebenen in Ihren Bibliothekseinstellungen fest, um die Zugriffskontrolle auf Gruppenebene zu verwalten und zu vermeiden, die Vererbung zu unterbrechen.
2. Fügen Sie innerhalb Ihrer SharePoint-Gruppen Active Directory-Gruppen hinzu.
3. Fügen Sie dann Ihre Benutzer zu einer Active Directory-Gruppe hinzu.

Geben Sie nur Berechtigungen an SharePoint-Gruppen. Und die Mitglieder der SharePoint-Gruppen sollten Active Directory-Gruppen sein, nicht einzelne Benutzer. Das ist eine bewährte Praktik.

Vermeiden Sie auch, die Berechtigungsvererbung auf Element- oder Dokumentebene zu unterbrechen.

Standardmäßig erben alle Sites, Listen und Bibliotheken in einer Site-Sammlung Berechtigungseinstellungen von der Site direkt über ihnen in der Site-Hierarchie. Sites erben also Berechtigungen von der Root-Site, Untersites erben Berechtigungen der übergeordneten Site, und Ordner, Listen und Dokumente erben Berechtigungen von der Site, die sie enthält.

Sie können mehr über das Anpassen von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek in der offiziellen Microsoft-Support-Dokumentation lesen.

Das Beste, was Sie tun können—so lange Sie können, so weit Sie können—ist, die Berechtigungsvererbung intakt zu lassen. Wenn Sie sie unterbrechen müssen, versuchen Sie dies möglichst auf Site-Ebene zu tun.

Das Beste, was Sie tun können—so lange Sie können, so weit Sie können—ist, die Berechtigungsvererbung intakt zu lassen. Wenn Sie sie unterbrechen müssen, versuchen Sie dies möglichst auf Site-Ebene zu tun.

Versuchen Sie zunächst, es gar nicht zu tun. Aber wenn Sie die Berechtigungsvererbung unterbrechen werden, versuchen Sie, dies auf der Dokumentbibliotheks- oder Ordnerebene zu tun.

Teil des Lernens, neue Technologien zu adaptieren, ist die Bereitschaft, Fehler zu machen. Ich habe diesen gesamten Artikel basierend auf Lektionen geschrieben, die ich durch viele, viele vergangene Fehler gelernt habe. Aber denken Sie daran, ich habe sie gemacht, damit Sie es nicht müssen.

Jetzt, da Sie das Know-how haben, gehen Sie hinaus und bauen Sie das SharePoint Ihrer Träume!

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