Verbesserung der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz: Integration von SharePoint mit Viva Engage

Alle im Unternehmen miteinander zu vernetzen ist wichtiger denn je. Erfahren Sie, wie SharePoint und Viva Engage zusammenarbeiten können, um ein Ökosystem zu schaffen, das die Zusammenarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz verbessert. 

Microsoft 365 bietet zwei Tools, die helfen können: SharePoint und Viva Engage (früher bekannt als Yammer).

• SharePoint eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit und das Verwalten von Dokumenten, bietet aber auch Funktionen wie News und Websites, die Ihnen helfen, Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.
• Viva Engage funktioniert am besten mit Ihrer vorhandenen Infrastruktur. Es hilft dabei, ein Gemeinschaftsgefühl aufzubauen, ähnlich wie ein soziales Netzwerk für die Arbeit. Diese Communities dienen oft für informelle Diskussionen, das Teilen von Interessen oder die Organisation von Firmenveranstaltungen.  
• Microsoft Teams bringt alles zusammen. Hier chatten, treffen und arbeiten Sie in Echtzeit zusammen. Die Kombination dieser Tools ermöglicht es Ihnen, einen Arbeitsbereich zu schaffen, der den Erfolg Ihres Teams unterstützt.

Aber seien Sie beruhigt – Sie müssen sich nicht zwischen diesen Tools entscheiden. Viele Organisationen kämpfen mit geringem Mitarbeiterengagement, Schwierigkeiten, alle informiert zu halten, einem Mangel an zentralisierten Informationen oder Teams, die über verschiedene Standorte verstreut sind, was die Zusammenarbeit erschwert.  Diese Kombination kann also helfen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie SharePoint und Viva Engage integriert werden, um Teamwork, Produktivität und Kommunikation zu fördern.

Was ist Viva Engage?

Viva Engage ist Teil der Microsoft Viva Employee-Experience-Plattform, die in Microsoft 365 und Microsoft Teams integriert ist.

Stellen Sie sich Viva Engage als den sozialen Mittelpunkt Ihres Arbeitsplatzes vor. Viva Engage Communities können als öffentliche Gruppe eingerichtet werden, wodurch Mitarbeiter Ressourcen entdecken und darauf zugreifen können. Es ist eine Weiterentwicklung von Yammer innerhalb der Microsoft Viva Suite. Das Hauptziel ist es, Menschen aus verschiedenen Bereichen, Teams oder sogar Standorten zusammenzubringen. Außerdem funktioniert es ähnlich wie ein soziales Netzwerk, aber innerhalb der sicheren Grenzen Ihres Unternehmens.  

Im Gegensatz zu traditionellen sozialen Plattformen hat die Viva Engage App jedoch derzeit Einschränkungen wie das Abspielen von Live-Events und Videos, die in Microsoft Stream (Classic) auf iOS gehostet werden, das Anzeigen oder Bearbeiten vollständiger Community-Informationen und den Zugriff auf Community-Dateien, die in der SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert sind.

Hauptfunktionen 

Bei Viva Engage geht es darum, ein Gefühl der Verbundenheit und Gemeinschaft in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen: 

• Communities erstellen: Stellen Sie sich diese als Gruppen vor, die um gemeinsame Interessen, Projekte oder sogar Abteilungen aufgebaut sind. Im Grunde sind es Räume, in denen Sie Diskussionen führen, Ideen austauschen und Fragen stellen können, die spezifisch für diese Gruppe sind. Jeder, der der Community beitritt oder ihr folgt, wird Gruppenmitglied und kann über neue Aktivitäten in der Community benachrichtigt werden. 

• Gespräche anregen: Haben Sie schon einmal eine Frage oder ein Update für Ihre Kollegen gehabt? Viva Engage ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu posten, Links zu teilen und sogar Bilder oder Videos hinzuzufügen, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. 

• Das Gespräch in Gang bringen: Reagieren Sie auf Posts mit Likes und Kommentaren, genau wie in sozialen Medien. Und Sie können Umfragen und Befragungen durchführen, um die Meinungen aller zu einem Thema zu sammeln. 

• Das benötigte Wissen finden: Bei Viva Engage geht es nicht nur um Smalltalk. Das Beste daran? Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln. Sie können Dokumente direkt innerhalb Ihrer Viva Engage Communities teilen und an Projekten zusammenarbeiten – alles an einem praktischen Ort. 

• Auf dem Laufenden bleiben: Folgen Sie den Communities, die Sie interessieren, und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn es neue Posts oder Updates gibt. Es ist eine großartige Möglichkeit, über das Geschehen in der gesamten Organisation informiert zu bleiben.

Microsoft Teams vs. Viva Engage 

Microsoft 365 bietet zwei wertvolle Tools, Microsoft Teams und Viva Engage, aber jedes glänzt in verschiedenen Bereichen. Glücklicherweise sind beide Plattformen Teil der Microsoft 365 Suite, was es Organisationen und Mitarbeitern leicht macht, zwischen ihnen zu wechseln.

Bonustipp: Teams lässt sich mit SharePoint und Viva Engage integrieren. Sie können eine Viva Engage Community als Registerkarte in Ihrem Teams-Kanal hinzufügen und so einen zentralen Hub für Projektdiskussionen, Dokumentenzusammenarbeit und Kommunikation erstellen – alles innerhalb der vertrauten Teams-Benutzeroberfläche.

Kommunikationsstil 

Microsoft Teams ist die Drehscheibe für Teamarbeit, die Chat, Meetings, Anrufe, Geräte, Apps und Lösungen an einem Ort zusammenbringt.

Viva Engage bietet einen informelleren und organisationsweiten Kommunikationsstil. Stellen Sie sich ein digitales schwarzes Brett für Ihr gesamtes Unternehmen vor. So etwa fühlt sich Viva Engage an. Es ist ein eher lockerer Raum im Vergleich zu Teams, wo Sie Updates teilen, Fragen stellen und Diskussionen mit Personen außerhalb Ihres unmittelbaren Teams führen können. Es ist eine großartige Möglichkeit, sich über Unternehmensnachrichten zu informieren, bewährte Praktiken zu teilen, die Sie gelernt haben, oder sogar mit Kollegen in anderen Abteilungen in Kontakt zu treten, die möglicherweise an ähnlichen Dingen arbeiten.

Geschwindigkeit der Kommunikation 

Microsoft Teams ist ideal für Echtzeit- und asynchrone Kommunikation. Mit Funktionen wie Instant Messaging und Videokonferenzen ermöglicht Teams schnelle Hin- und Her-Diskussionen und sofortige Entscheidungsfindung.

Viva Engage eignet sich gut für asynchrone Kommunikation. Diskussionen und Posts in Viva Engage können jederzeit stattfinden, wodurch Menschen in ihrem eigenen Tempo beitragen und antworten können. Es ist hilfreich, um breiteren Input zu sammeln oder alle über laufende Projekte informiert zu halten, ohne den Druck eines Live-Meetings.

Ähnliche Funktionen

Was die Funktionen angeht, teilen beide Plattformen einige ähnliche Funktionalitäten: 

• Dateifreigabe: Sie können Dokumente sowohl in Teams als auch in Viva Engage teilen und an ihnen zusammenarbeiten. 

• Umfragen und Befragungen: Sammeln Sie Mitarbeiterfeedback und Erkenntnisse durch Umfragen und Befragungen in beiden Tools.

Suchfunktionalität: Finden Sie relevante Informationen und Gespräche einfach mit den Suchleisten in Teams und Viva Engage. 

Das richtige Tool wählen 

Die beste Plattform hängt von Ihren Kommunikationsbedürfnissen ab:

• Benötigen Sie einen dedizierten Raum für fokussierte Zusammenarbeit mit bestimmten Teammitgliedern? Verwenden Sie Microsoft Teams. 

• Möchten Sie Updates teilen, Diskussionen beginnen oder breiteren Input in der gesamten Organisation erhalten? Viva Engage ist Ihre Antwort. 

• Suchen Sie eine Mischung aus Projektzusammenarbeit und breiterer Mitarbeiterkommunikation? Integrieren Sie Teams mit Viva Engage, um eine wirklich einheitliche Erfahrung zu schaffen (darauf gehen wir später im Artikel ein). 

Vorteile der Integration von SharePoint mit Viva Engage 

Stellen Sie sich vor, alle Informationen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, wären am selben Ort verfügbar, wo Sie darüber mit Ihrem Team diskutieren. SharePoint-Websites können als Grundlage für die Organisation von Organisationsressourcen und den Zugriff auf projektrelevante Dateien und Ordner verwendet werden. Das ist die Magie der Integration von SharePoint mit Viva Engage.

Durch die Verbindung dieser beiden Microsoft 365 Tools können Sie eine mächtige Kombination erschließen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrer Organisation verbessert. So geht's:

1. Zentralisierte Wissensbasis 

Nehmen wir an, Sie arbeiten an einer Marketingkampagne in einer Viva Engage Community. Wäre es nicht großartig, wenn jeder direkt auf die neuesten Markenrichtlinien, Konkurrenzanalysen und kreativen Assets innerhalb des Gesprächs zugreifen könnte?

Stellen Sie sich vor, alle Ihre wichtigen Ressourcen wären verfügbar, ohne die Plattform zu verlassen. Die Anpassung der Homepage und Navigation der SharePoint-Website stellt sicher, dass Website-Besucher einfachen Zugang zu wichtigen Seiten und Ressourcen haben.

Mit der Integration von SharePoint und Viva Engage können Sie relevante Dokumente und Ressourcen von Ihrer SharePoint-Website direkt in Ihre Viva Engage Posts einbetten. Dies eliminiert die Notwendigkeit, anderswo nach Informationen zu suchen und hält alle auf demselben Stand.

2. Optimierte Dokumentenzusammenarbeit 

Nehmen wir an, Ihr Design-Team finalisiert eine Präsentation für das bevorstehende Sales-Meeting. Wäre es nicht hilfreich, wenn sie Änderungen besprechen, Feedback teilen und in Echtzeit am Dokument zusammenarbeiten könnten?

Die SharePoint-Integration ermögl