Office 365-Sites erklärt: Sogar Hodor würde es verstehen

Von

Benjamin Niaulin

Veröffentlicht am

April 23, 2015

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Hodor scheint in der beliebten Serie Game of Thrones immer einen Schritt zurück zu sein und darauf zu warten, dass ihm gesagt wird, was er tun soll oder wie etwas funktioniert. Wenn er also Microsoft 365 lernen möchte, ist es wichtig, von Anfang an mit Sites zu beginnen. Microsoft 365 führt eine neue Art des Arbeitens ein und verändert vollständig die Art, wie wir Technologie im Microsoft-Bereich betrachten. Wir lassen das Konzept von „Produkten" wie SharePoint oder Exchange beiseite und beginnen, unseren Benutzern Erfahrungen anzubieten. Verstehen Sie uns nicht falsch, diese Produkte sind immer noch sehr präsent, nur interessieren sich die Benutzer nicht für die Technologie und möchten stattdessen sofort einsatzbereite Lösungen. Eine von Microsoft 365 angebotene Lösung sind Sites. Und in diesem Artikel erkläre ich Ihnen genau, was Sites in Microsoft 365 sind.

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Von SharePoint Sites zu Microsoft 365, ein kurzer Überblick

Wie erwähnt, ist Microsoft 365 eine Möglichkeit, Teile von Exchange, SharePoint und anderen Microsoft-Produkten zu nehmen und sie zusammenzufügen, um Ihnen eine sofort einsatzbereite Lösung zu bieten. Dies war Teil einer Ankündigung von Microsoft zu SharePoint 2016 und wie Microsoft 365 darin passt. Wenn Sie mit SharePoint vertraut sind, werden Sie sich schnell mit Microsoft 365 Sites vertraut fühlen, da es die Technologie ist, die zur Bereitstellung dieses Dienstes verwendet wird. Was SharePoint so beliebt machte, war die Fähigkeit, Sites am Arbeitsplatz schnell und einfach zu erstellen, ohne die IT-Abteilung zu benötigen. In diesen Sites können wir unsere Dokumente oder Informationslisten ablegen und immer über unseren Browser darauf zugreifen. Die Funktionsweise ist so, dass es verschiedene Site-Vorlagen gibt, die mit vorbereiteten Einstellungen für verschiedene Szenarien kommen. Zum Beispiel könnten Sie die sehr beliebte Team Site-Vorlage verwenden, um eine Site für ein Team zu erstellen, das zusammenarbeitet. Tatsächlich könnte man sagen, dass es der erste Versuch war, „Erfahrungen" bereitzustellen, die von überall funktionieren, unabhängig vom Gerät.

Was ist eine Microsoft 365 SharePoint Site

Okay, wir wissen also, dass Sie Sites in Microsoft 365 erstellen und verwenden können und dass die zur Erstellung verwendete Technologie SharePoint ist. Aber es gibt viel, was Sie mit einer Microsoft 365 Site machen können! Deshalb ist es wichtig zu verstehen, was darin enthalten ist und wie es funktioniert, bevor Sie beginnen. Tatsächlich, wenn Sie Zeit haben, sich hinzusetzen und meine Aufzeichnung zum Verständnis der SharePoint-Grundlagen anzusehen, wäre das ein großartiger Start und ich empfehle es sehr. Manchmal bezeichne ich eine Microsoft 365 SharePoint Site gerne als eine Box. Sie erstellen diese Box und können Dinge hineinlegen, die Listen, Bibliotheken und Inhalte darin umfassen. Der Vorteil hier ist, dass diese Box, die Sie einem Benutzer geben, von überall aus betrachtet und bearbeitet werden kann, solange Sie einen Browser und eine Verbindung dazu haben. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nicht die IT-Abteilung sein müssen, um zu erstellen, was Sie möchten. Es ist wie eine Box mit LEGOs, Sie bauen, was Sie mit dem wollen, was in der Box (Site) ist. Bevor Sie beginnen, müssen Sie die Terminologie von SharePoint Sites in Microsoft 365 verstehen. Je nachdem, wo die Site in Ihrer Hierarchie erstellt wird oder welche Funktion sie erstellt hat, kann sie unterschiedlich genannt werden. Also lassen Sie uns das zuerst behandeln. Unter-Sites: Die Art, wie Sites funktionieren, ist, dass Sie sie immer innerhalb einer bestehenden Site erstellen. Wenn Sie sich also in Site A befinden und beschließen, eine Site B darunter zu erstellen, wird Site B zur Unter-Site von Site A. Jede erstellte Site hat immer eine übergeordnete Site, es sei denn, es ist die Root Site der Site Collection (siehe Site Collection unten). Site Collections: Um mit der Erstellung von Microsoft 365 SharePoint Sites zu beginnen, muss ein Microsoft 365 SharePoint Administrator zu seiner Administratorseite gehen und eine neue Site erstellen, die keine übergeordnete Site hat. Diese Site wird als Root Site oder manchmal als Top Level Site bezeichnet und erstellt somit eine neue Site Collection. Eine Site Collection ist das, was wir alle Sites nennen, die durch dieselbe Root Site oder Top Level Site gruppiert sind.

Hierarchie einer Microsoft 365 Site Collection

Es ist wichtig zu verstehen, dass alle Sites innerhalb einer Site Collection bestimmte Einstellungen und Funktionen teilen. Zum Beispiel teilen sich alle Sites innerhalb einer Site Collection dieselben SharePoint-Sicherheitsgruppen. Sie teilen auch dieselbe Style Library zur Speicherung aller Dateien, die sich auf Ihr Branding beziehen. Dasselbe gilt für einige der Microsoft 365-Einstellungen, die Document ID-Funktion wird beispielsweise pro Site Collection verwaltet. Dann, basierend auf dem Kontext, in dem Sie Microsoft 365-Erfahrungen nutzen, sehen Sie möglicherweise Site Collections anders genannt. Bei der Verwendung des Video-Portals ist jeder einzelne Kanal tatsächlich eine separate Site Collection. Jedes OneDrive for Business, manchmal auch My Sites genannt, sind ebenfalls verschiedene Site Collections. Wann immer Sie Gruppen für Microsoft 365 erstellen, wird eine neue Site Collection erstellt, in der die Dateien gespeichert werden. Sie sind überall.

Die verschiedenen Microsoft 365 Site-Vorlagen

Je nachdem, was Sie in Microsoft 365 verwenden, stehen Ihnen möglicherweise verschiedene Site-Vorlagen zur Verfügung. Site-Vorlagen sind im Wesentlichen Listen, Bibliotheken, einige Einstellungen und andere Dinge, die so zusammengestellt werden, dass sie für ein bestimmtes Szenario sinnvoll sind. Es ist, als würden Sie Möbel umstellen und das Layout des Hauses ändern, aber es ist immer noch dasselbe Haus. Und in diesem Fall ist das Haus SharePoint. Wenn Sie eine Unter-Site unter einer bestehenden erstellen, sind die verfügbaren Vorlagen zur Auswahl anders als beim Erstellen einer neuen Site Collection. Und einige Vorlagen sehen Sie nicht einmal im Menü, da sie spezifisch für Funktionen wie Video-Kanäle oder Gruppen für Microsoft 365 Sites sind.

Normalerweise können Sie, auch wenn Sie mit einer dieser Vorlagen beim Erstellen Ihrer Site begonnen haben, immer noch Dinge aktivieren, die in einer anderen Vorlage verfügbar sind, indem Sie die richtige Funktion in den Einstellungen Ihrer Site aktivieren.

Site-Einstellungsmenü und was Sie dort steuern können

Wenn Sie so sind wie ich, ist das erste, was Sie tun möchten, wenn Sie eine Microsoft 365 Site bekommen, sich die Einstellungen anzusehen und zu sehen, was Sie dort tun können. Dafür müssen Sie das Zahnrad-Symbol in der Microsoft 365 Suite Bar oder Nav Bar öffnen. Ich weiß, ich versuche immer noch herauszufinden, wie sie es nennen. Dort sehen Sie einen Link zu den Einstellungsseite Ihrer Site. Die Anzahl der Funktionen und Einstellungen, mit denen Sie spielen können, ist zahlreich und würde mehr als einen einzigen Blogbeitrag brauchen, um sie zu erklären. Sie sind nach Kategorien unterteilt:

Benutzer und Berechtigungen: Hier können Sie die Sicherheit Ihrer Site einsehen und verwalten.
Aussehen und Verhalten: Tatsächlich eine wichtige Kategorie, nicht unbedingt um das Branding zu ändern, sondern um die Navigationselemente Ihrer Site zu verwalten.
Web Designer Gallery: Obwohl sich einige der Einstellungen hier auf Branding-Dateien und deren Standort beziehen, ist dies der Ort, an dem Sie Site-Spalten und Inhaltstypen erstellen können. Entscheidend für das Content-Management.
Site-Administration: Einstellungen bezüglich Ihrer Site wie Aufbewahrungsrichtlinien und Löschung Ihrer Site sowie Verwaltung von Benutzerbenachrichtigungen.
Site Collection-Administration: Einstellungen, die von allen Sites unter dieser Site Collection oder Root Site geteilt werden, auf der Sie sich befinden. Eine Möglichkeit, auf den Site Collection-Papierkorb zuzugreifen, um Inhalte wiederherzustellen, die aus dem Site-Papierkorb verloren gegangen sind.
Suche: In Microsoft 365 hat Microsoft eine große Anzahl neuer Innovationen eingeführt, um einen Site-Administrator zu befähigen, mehr zu tun. Anstatt einen Such-Administrator zu benötigen, kann man jetzt viel mehr von einer Site aus tun, für die man verantwortlich ist.