Aufbau der 5 Säulen einer erfolgreichen Migration von Dateifreigaben zu SharePoint

Sie möchten von Dateifreigaben zu SharePoint wechseln und migrieren? Lernen Sie die grundlegenden Elemente kennen, die für Ihre Planung der Dateifreigabe-Migration unerlässlich sind.

Dateifreigaben sind eine ineffiziente Art der Zusammenarbeit. Besonders mit dem Aufkommen von Remote- und Hybridarbeit, bei der Menschen erweiterte digitale Kollaborationsfunktionen benötigen, um in digitalen Umgebungen effektiv zu arbeiten, werden diejenigen, die immer noch auf Dateifreigaben angewiesen sind, Schwierigkeiten haben, digital zusammenzuarbeiten.

Um nur einige Probleme zu nennen, Sie können nicht:

• Auf Dateifreigaben von jedem Gerät aus zugreifen, insbesondere nicht mobil
• An Dokumenten über Methoden wie Versionierung, gemeinsame Bearbeitung und Echtzeit-Bearbeitung zusammenarbeiten
• Ihre Dokumente effektiv sichern, da nur begrenzte Backup-Wiederherstellungsoptionen verfügbar sind

Und das ist nur die Spitze des Eisbergs! Die Wahrheit ist, dass Dateifreigaben nicht die beste Lösung für diese neue Art des Arbeitens sind. Hier kommt SharePoint zur Rettung. Ausgestattet mit leistungsstarken Funktionen, die die Zusammenarbeit für das gesamte Team optimieren, ist SharePoint Ihr Partner, wenn Sie sich für die Zukunft der Arbeit anmelden möchten.

Diejenigen, die nun von Dateifreigaben zu SharePoint (entweder on-premises oder online) wechseln und migrieren möchten, sollten einige Dinge beachten. In diesem Artikel werden wir diese aufschlüsseln und die grundlegenden Elemente hervorheben, die für Ihre Planung der Dateifreigabe-Migration unerlässlich sind. Steigen Sie ein!

Warum von Dateifreigaben zu SharePoint migrieren

Viele Gründe machen es unerlässlich, von Ihrem Dateiserver zu SharePoint zu migrieren. Von begrenzten Sicherheitskontrollen, die zu Datenschutzverletzungen führen können, bis hin zu einem Mangel an Content-Management-Funktionen bedeuten die begrenzten Möglichkeiten von Dateifreigaben, dass Organisationen ein ernsthaftes Gespräch über diesen Wechsel führen müssen.

Hier sind einige Gründe, die den Wechsel zu SharePoint so unerlässlich machen:

Verbesserte Zusammenarbeit

Digitale Arbeitsplätze sind nicht viel wert, wenn die Zusammenarbeit zwischen Benutzern begrenzt ist. Sowohl interne als auch externe Benutzer benötigen eine zentrale Plattform, auf der sie zusammenarbeiten und in digitalen Räumen kollaborieren können, ohne dass Einschränkungen im Weg stehen.

Da Dateifreigaben für grundlegende Speicherung und nicht für erweiterte Zusammenarbeit gedacht sind, sind sie nicht ideal, wenn Sie flexibel und effizient zusammenarbeiten möchten.

Andererseits ist SharePoint Online für die digitale Zusammenarbeit entwickelt, fördert Teamarbeit, beschleunigt die Inhaltserstellung und unterstützt nahtlose Zusammenarbeit in der gesamten Organisation. Zu den erweiterten Kollaborationsfunktionen gehören die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit, die es mehreren Benutzern ermöglicht, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten, die Anpassung von Genehmigungsworkflows für eine effektivere Dokumentenverwaltung und so weiter.

Erweiterte Versionskontrolle und Dokumentenhistorie

Mit der Versionshistorie führt SharePoint eine umfassende Aufzeichnung von Dokumentenrevisionen. Dies verbessert die Dokumentenverwaltung, da Sie in der Zeit zurückgehen können, um frühere Versionen desselben Dokuments zu sehen und sie bei Bedarf sogar wiederherzustellen. Die Versionskontrolle ist auch eine große Hilfe, wenn mehrere Co-Autoren beteiligt sind und Sie überprüfen müssen, welcher Autor zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Teil eines Dokuments gearbeitet hat. Dies hilft auch dabei, die Verwirrung durch mehrere Dateien zu vermeiden.

Optimierte Dokumentenverwaltung

Das Durchsuchen von Inhalten, die in Ihrem Arbeitsbereich gespeichert sind, kann problematisch sein, wenn es keinen benutzerfreundlichen Mechanismus gibt, der dabei hilft. Bei Dateifreigaben ist die Suche begrenzt, da Sie Inhalte nicht effizient mit Dingen wie Metadaten kategorisieren können.

Mit SharePoint Online machen leistungsstarke Suchfunktionen es möglich, große Mengen von Inhalten zu durchsuchen und genau das zu finden, wonach Sie suchen. Sie können Metadaten verwenden, um Inhalte zu kategorisieren und die Verwaltung zu vereinfachen, wodurch es für Benutzer einfacher wird, relevante Informationen zu filtern, zu sortieren und zu finden.

Dateifreigabe-Migration mit dem SharePoint Migration Tool für einfache Integration

Um Dateifreigaben zu SharePoint zu migrieren, benötigen Sie ein SharePoint-Migrationstool wie ShareGate, das den Großteil der Arbeit automatisieren und Ihnen dabei helfen kann, die normalerweise damit verbundene mühsame manuelle Arbeit zu überspringen.

Standardmäßig können Benutzer mit Microsoft 365 auf das kostenlose SharePoint Migration Tool (SPMT) zugreifen. Hier ist, was es tut:

Automatisiert die Migration

Das SharePoint Migration Tool (SPMT) automatisiert den Migrationsprozess und vereinfacht die Übertragung von Dateien, Ordnern und Berechtigungen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert das Risiko von Datenverlust oder Fehlern während der Migration.

Entwickelt für nachfolgende Migrationen

Bei nachfolgenden Migrationen werden nur neu hinzugefügte oder geänderte Dateien migriert. Diese Funktion reduziert Ausfallzeiten und ermöglicht kontinuierliche Datenaktualisierungen, wodurch sichergestellt wird, dass die SharePoint-Umgebung mit den neuesten Dateiänderungen aus den Dateifreigaben auf dem neuesten Stand bleibt.

Säule 1: Migrieren Sie nur die Dateifreigaben, die Sie benötigen

Eine Migration zu SharePoint Online ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, Ihre vorhandenen Inhalte genau zu untersuchen. Tatsächlich ist die Erstellung eines Inventars der erste Schritt zu jeder effektiven SharePoint-Migration.

Bei der Identifizierung Ihrer Inhalte finden Sie möglicherweise doppelte Inhalte, Inhalte, die nicht mehr aktuell oder gültig sind, oder Inhalte, die archiviert oder gelöscht werden können. Die schnellste Migrationsmethode besteht natürlich darin, alles zu SharePoint Online zu migrieren. Dies wird Sie jedoch langfristig mehr Zeit kosten.

Menschen die Zeit zu geben, die Inhalte zu untersuchen, für die sie verantwortlich sind, wird sich letztendlich auszahlen; Ihre migrierte SharePoint-Umgebung wird aktuelle, nicht doppelte Inhalte haben, und Menschen können die Dokumente, die sie suchen, viel schneller finden.

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Säule 2: Optimieren Sie Ihre Website-Struktur

Teil Ihrer Dateifreigaben-zu-SharePoint-Migrationsstrategie sollte eine Informationszuordnungsaktivität umfassen und sollte Details darüber enthalten, wo jeder Inhalt hingehört.

Schauen Sie sich zunächst an, wie Inhalte in SharePoint strukturiert sind. Früher verwendete SharePoint Server Websitesammlungen, Websites, Listen und Bibliotheken, um eine Top-Down-Hierarchie bereitzustellen. Aber um die Vorteile von Microsoft Teams und Microsoft 365 Groups voll auszuschöpfen, müssen Sie eine flache Website-Struktur in SharePoint Online erstellen.

Ihre Dateifreigaben sind wahrscheinlich bereits in einer Hierarchie von Ordnern gespeichert, die als Grundlage für den Aufbau Ihrer SharePoint-Informationsarchitektur verwendet werden kann. Ordner haben jedoch einen bedeutenden Nachteil: Ein Dokument kann nur in einem Ordner gespeichert werden. Dies kann problematisch sein, wenn Sie ein Dokument an mehr als einem Ort speichern müssen – zum Beispiel könnte sich ein Projektvertrag in einem Ordner für diesen Kunden befinden, sollte aber auch in der Projektdokumentation sichtbar sein.

Die Dokumenten-Markierung ist eine viel bessere Lösung für eine effektive Datenklassifizierung. Benutzer können einem Dokument ein oder mehrere Tags zuweisen, und infolgedessen können Ansichten erstellt werden, die Dokumente mit einem bestimmten Tag anzeigen. Die Neuklassifizierung ist einfach, da sie nur erfordert, dass ein Benutzer die Metadaten-Eigenschaften des Dokuments aktualisiert.

Säule 3: Inhaltsklassifizierung und Metadaten

SharePoint Server verwendet Inhaltstypen zur Klassifizierung von Dokumenten. Jeder Inhaltstyp repräsentiert ähnliche Dokumente – wie Verträge, technische Dokumente usw.

Wenn Sie moderne Websites in SharePoint Online erstellen, können Sie eine Website-Klassifizierung auswählen, um die Sensibilität Ihrer Website-Daten zu definieren. Oder Sie können Vertraulichkeitsbeschriftungen auf einzelne Inhaltsteile oder Container (Microsoft Teams-Websites, Microsoft 365-Gruppen und SharePoint-Websites) anwenden.

Einzelne Dokumente haben auch Metadaten; Metadatenwerte sind typisch für jedes Dokument, wie Autor, Erstellungsdatum, Titel usw. Jeder Inhaltstyp kann auch eindeutige Metadatenwerte haben. Zum Beispiel hat ein Kundendokument Metadaten, die Kundeninformationen spezifizieren.

Teil Ihres Migrationsplans sollte spezifizieren, welche Dokumente in welcher Bibliothek gespeichert werden. Sie sollten aber auch bestimmen, welcher Inhaltstyp zugewiesen werden sollte (SharePoint on-premises) oder welche Vertraulichkeitsbeschriftung angewendet werden sollte (SharePoint Online). Darüber hinaus sollten alle Metadaten-Eigenschaften ausgefüllt werden.

Die standardmäßige Migration mit Kopieren/Einfügen ermöglicht es Ihnen nicht, Inhaltstypen oder Metadaten während der Migration anzugeben. Es würde manuelle Korrekturen danach erfordern – ein sehr zeitaufwändiger Prozess, wie jeder bestätigen wird, der das Pech hatte, dies zu tun!

Unser SharePoint-Migrationstool macht diesen Prozess viel einfacher und ermöglicht es Ihnen basierend auf der Ordnerstruktur zu spezifizieren, welchen Dokumenten welcher Inhaltstyp und welche Metadaten zugewiesen werden sollten.

Säule 4: Machen Sie Ihren Sicherheitsmanager glücklich

Sie haben mit ziemlicher Sicherheit an einigen Stellen eindeutige Berechtigungen – und es ist unerlässlich, diese Berechtigungen von Ihren Dateifreigaben zu SharePoint Online zu kopieren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Menschen nach der Migration immer noch Zugang zu den richtigen Dingen haben.

SharePoint ermöglicht es Ihnen, Berechtigungen auf Organisations- und einzelnen Website-Ebenen zu konfigurieren – aber das kann bei einer großen Migration zeitaufwändig sein.