Migrieren von Dateifreigaben und SharePoint On-Premises zu SharePoint Online

Bisher haben wir uns in unserer Office 365-Migrationsserie die unterstützten Migrationsszenarien sowie die verschiedenen Möglichkeiten angesehen, wie wir die Benutzer eines Unternehmens in die neue Plattform integrieren können.

Nun stehen wir vor einer anderen Herausforderung, die wir im folgenden Artikel detailliert beschreiben werden: Wie bereiten Sie sich auf eine Migration von Dateifreigaben oder SharePoint-Inhalten zu Office 365 vor?

Die Office 365 SharePoint-Architektur ist der Schlüssel

Wenn Sie neu bei SharePoint sind, sollten Sie etwas wissen. Sie haben es wahrscheinlich bereits bemerkt, wenn Sie schon eine Weile damit arbeiten: SharePoint ist eine riesige Plattform mit einer Vielzahl von Möglichkeiten.

Daher sollte es nicht überraschen, wenn ich sage, dass der wichtigste Teil einer Migration darin besteht, einen soliden Architekturplan für Ihr SharePoint zu haben, sobald es sich in Office 365 befindet.

Um das erstellen zu können, müssen Sie die Grundstruktur verstehen:

• Websitesammlungen
• Websites
• Listen und Bibliotheken
• Inhaltstypen
• Websitespalten
• Usw.

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, was ein Inhaltstyp ist oder wann Sie eine Websitespalte verwenden sollten, lesen Sie meinen Artikel darüber, was Sie vor der Migration zu Office 365 tun sollten.

Warum ist das so wichtig? Heutzutage gibt es zu viele verherrlichte Dateifreigaben in SharePoint, weil es an Verständnis für die logische Architektur gefehlt hat, die für die Plattform erforderlich ist. Daher nutzen zu viele Organisationen keine der echten Möglichkeiten, die ihnen in ihrer SharePoint-Umgebung zur Verfügung stehen.

Nehmen Sie sich die Zeit, zu inventarisieren oder zu analysieren, was Sie haben, und erstellen Sie eine Informationsarchitektur vor der Migration.

Migration meiner Dateifreigaben zu SharePoint Online in Office 365

Einfach, drücken Sie einfach die magische Taste!

...Wäre es nur so einfach.

Es gibt so viele Möglichkeiten, eine Migration von Dateifreigaben zu SharePoint Online zu bewältigen, und sie machen nicht alle für jeden Sinn.

Wir alle kennen die Probleme, die mit Dateifreigaben einhergehen. Wir können nichts finden, und es fehlen grundlegende Kollaborationsfunktionen, die wir heute erwarten, wie Versionierung oder Inhaltsgenehmigung.

Eine Migration ist notwendig, um die mit SharePoint verfügbaren Kollaborationsfunktionen zu nutzen, aber dafür müssen wir eine angemessene Architektur für den Inhalt verstehen und erstellen.

Fangen Sie klein an, Sie müssen nicht morgen aufwachen und alle Ihre Dateifreigaben wegwerfen, um alles in SharePoint zu speichern... es sei denn, Sie möchten totales Chaos am Arbeitsplatz schaffen.

Unter der Annahme, dass die Personen in der Organisation bereits über die bevorstehende Änderung informiert sind, wählen Sie ein Team oder einen Bereich aus, den es sinnvoll macht, zuerst zu migrieren.

Mit einem kleineren Team zu beginnen, das bereits Probleme beim Finden von Dokumenten oder bei der Zusammenarbeit hat, kann den gesamten Umzug etwas reibungsloser gestalten.

Wählen Sie eine der Methoden zum Hochladen von Dateien zu Office 365, die wir in einem früheren Beitrag behandelt haben.

Sobald Sie die Dateien und Ordner an ihren neuen Standort in SharePoint verschoben haben, können Sie mit der Stilllegung in der Dateifreigabe beginnen, indem Sie sie auf "Nur Lesen" umstellen.

Dieser Schritt, den ich gerade beschrieben habe, mag nur wenige Zeilen dieses Blog-Artikels eingenommen haben, aber er ist der kritischste und zeitaufwändigste Schritt für eine erfolgreiche Migration zu Office 365.

Wenn Ihre Architektur nicht bereit ist, diese Dateien aufzunehmen und die Produktivität durch die damit verbundenen Funktionen zu steigern, werden Sie sich schnell mit einer weiteren verherrlichten Dateifreigabe wiederfinden.

Was meine ich damit? Nun, zunächst einmal: Wurden den Dokumenten der richtige Inhaltstyp oder Metadaten zugewiesen? Ist es in einer anderen Website wiederverwendbar, sodass wir von denselben Begriffen in der Suche profitieren können? Benötigt es eine Inhaltsgenehmigung vor der Veröffentlichung? Nein? Dann nutzen Sie SharePoint nicht in vollem Umfang.

Wenn Ihre Migration abgeschlossen ist, ist die Berichterstattung unglaublich wichtig, um sicherzustellen, dass alles zu SharePoint Online kopiert wurde, ohne dass Daten oder Dateien fehlen.

Migration von SharePoint On-Premises zu Office 365

Wenn Sie planen, von Ihrem eigenen SharePoint zu Office 365 zu migrieren, werden die Schritte etwas anders sein. Sie haben bereits ein grundlegendes Verständnis der Struktur einer SharePoint-Website und Ihre früheren Erfahrungen mit der Plattform werden den Übergang viel reibungsloser gestalten.

Der Migrationsprozess könnte bei einer Migration von SharePoint im Vergleich zur Migration von einer Dateifreigabe viel einfacher sein. Aber es hängt von Ihnen ab. Manchmal ist es wichtig für uns, die täglich in der IT oder mit SharePoint arbeiten, einen Schritt zurückzutreten und zu erkennen, dass es den Benutzern völlig egal ist, auf welcher Plattform sie sich befinden.

Größtenteils wissen sie nicht einmal, ob sie 2007 oder 2010 verwenden. Da SharePoint eine webbasierte Plattform ist, auf der wir eine kollaborative Umgebung aufgebaut haben, ist es für uns einfach, einfach Hyperlinks zu unserem neuen SharePoint hinzuzufügen, ohne dass es jemand bemerkt.

Das gesagt, mein größter Erfolg bei der SharePoint Online-Migration war in einem Hybrid-Szenario.

Wir haben das neue SharePoint in Office 365 entsprechend den bewährten Praktiken konfiguriert, basierend auf Dingen, die wir in der Vergangenheit gelernt haben, und durch Einbeziehung von Dingen, die wir diesmal ausprobieren wollten. Dann, Abteilung für Abteilung, Websitesammlung für Websitesammlung, begann ich, die Hyperlinks zu ihren Entsprechungen in der neuen SharePoint Online-Umgebung zu ändern.

Die Benutzer bemerkten zunächst kaum, dass es anders war, nur eine weitere SharePoint-Website mit personalisiertem Branding. Ich konnte meinen Inhalt kontrolliert über einen Zeitraum verschieben, den ich vollständig kontrollierte.

Und mit den richtigen Tools kann eine SharePoint-Migration von On-Premise zu Online eine sichere und nahtlose Aufgabe sein.  

Zusammenfassung der Tipps und bewährten Praktiken für die Planung einer Migration zu SharePoint Online in Office 365

• Wenn Sie von einer Dateifreigabe zu SharePoint wechseln, erklären Sie Ihren Benutzern die Schritte des Migrationsprozesses im Voraus. Halten Sie sie während des gesamten Fortschritts auf dem Laufenden.
• Führen Sie Ihre Migration nicht auf einmal durch, beginnen Sie klein und arbeiten Sie sich zu größeren Bereichen vor.
• Nach der Migration stellen Sie die Dateien und Ordner im Dateifreigabensystem, wo sie gespeichert waren, auf "Nur Lesen"-Modus.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Governance und Informationsarchitektur ordnungsgemäß geplant haben, bevor Sie etwas tun. Andernfalls wird es nur wie eine webbasierte Dateifreigabe sein.
• Bei der Migration von einem bestehenden SharePoint denken Sie daran, dass Websites für die Benutzer nur Hyperlinks sind, auf die sie klicken können, sodass Sie sie leicht glauben machen können, dass sie nicht umgezogen sind.
• Erwägen Sie einen Hybrid-Ansatz, um das Ausmaß der Veränderungen zu reduzieren, die Ihre Benutzer durchlaufen werden.
• Seien Sie bereit, detaillierte Berichte über die migrierten Inhalte zu erstellen.
• Erstellen Sie ein Inventar oder analysieren Sie die Inhalte, die Sie haben, bevor Sie beginnen. Es wird einfacher sein, Inhalte zu sehen, die ähnliche Metadaten teilen und in Inhaltstypen gruppiert werden können.
• Wissen Sie, was SharePoint ist und was es kann, bevor Sie beginnen.

Bonus: Laden Sie die ultimative Migrations-Checkliste herunter, um Ihren Umzug besser durchzuführen.

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1. SharePoint zu Office 365-Migration – Unterstützte Szenarien
2. Konfiguration von SharePoint Online für die Verwendung von Active Directory-Benutzern

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