Eine große SharePoint-Dokumentbibliothek-Migration bewältigen

Lernen Sie zwei verschiedene Methoden kennen, um umfangreiche Dokumentbibliotheken zu SharePoint Online zu migrieren.

Menschen setzen auf Lösungen wie SharePoint Online, um zusammenzuarbeiten, indem sie Dokumente, Dateien und andere Inhalte speichern, organisieren und verwalten. In Ihrer SharePoint Online-Umgebung findet die Zusammenarbeit in Dokumentbibliotheken statt

Dokumentbibliotheken sind eine benutzerfreundliche Oberfläche, die:  

• Allen im Team zeigt, wo bestimmte Dateien gespeichert sind

• Zusätzliche Informationen über diese Dateien bereitstellt

• Das Teilen und die Zusammenarbeit in Echtzeit in einer zentralen Umgebung erleichtert

Weitere Funktionen – wie granulare Berechtigungen, die sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf bestimmte Dateien haben, und erweiterte Suchfunktionen, die Inhalte durch Metadaten und Schlüsselwörter kategorisieren – sind ein großer Vorteil.  

Aber was passiert, wenn viele Personen in diesen Dokumentbibliotheken arbeiten und Sie plötzlich alles zu SharePoint Online migrieren müssen? Die Bewältigung einer umfangreichen SharePoint-Dokumentbibliotheksmigration erfordert sorgfältige Planung, um die Dokument- und Versionshistorie zu bewahren, herauszufinden, wie große Dateien verschoben werden, und eine Metadaten-Zuordnung zusätzlich zur Migrationsausfallzeit.

Wie bewältigen Sie das also effektiv und ohne erhebliche Probleme nach der Migration? Wir führen Sie durch zwei Lösungen, um den Prozess nahtlos zu gestalten und sicherzustellen, dass Sie nicht mit der Planung belastet werden. Lassen Sie uns eintauchen!

‍

Herausforderungen einer umfangreichen Dokumentbibliotheksmigration

Wenn die Einsätze hoch sind und die Dokumentbibliotheksmigration umfangreich ist, treten automatisch einige Herausforderungen auf. Dazu gehören:

‍

Große Dateien und Größenbeschränkungen

Bei der Migration einer SharePoint-Umgebung, in der die Dateigrößen innerhalb der Dokumentbibliotheken groß sind, stehen Sie vor dem Problem der Größenbeschränkungen. Ab einer bestimmten Dateigröße können Sie Ihre Daten nicht mehr in die Zielumgebung übertragen. Dies kann problematisch werden, wenn diese großen Dateien kritische Daten enthalten, die während der Migration nicht verloren gehen dürfen. Ein weiteres Problem hierbei ist, dass die Übertragung großer Dateien zu längeren Migrationsdauern und Problemen im Zusammenhang mit Netzwerkbandbreite und Speicherkapazität führen kann.

Versionierung und Dokumenthistorie

Das Beste an der Arbeit in SharePoint ist die Versionshistorie und Dokumentversionierung, die es Personen ermöglicht, auf frühere Versionen derselben Datei zuzugreifen. In vielen Fällen ist dies ein entscheidender Teil des Arbeitsablaufs. Wenn Sie also zu einer neuen Zielumgebung migrieren, ist die Bewahrung der Versionshistorie und Dokumentversionierung unerlässlich, aber gleichzeitig herausfordernd. Hier sind zwei Probleme, die auftreten können:

1. Die Migration von Dokumenten mit eingebetteten Links oder Verweisen auf andere Dokumente oder Ressourcen kann zu beschädigten Links/Verweisen führen, was die Dokumentfunktionalität beeinträchtigt und Benutzerarbeitsabläufe stört.

2. Ältere Dokumente in nicht unterstützten Dateiformaten erfordern möglicherweise eine Konvertierung oder Aktualisierung vor der Migration.

Metadaten-Zuordnung und -bewahrung

SharePoint Online-Metadaten (wie Tags, Labels und benutzerdefinierte Eigenschaften) ermöglichen es Benutzern, Inhalte innerhalb einer Dokumentbibliothek zu lokalisieren, zu verwalten, zu organisieren und zu kategorisieren, und erleichtern es allen, das zu finden, was sie suchen, wenn sie zu irgendeinem Zeitpunkt danach suchen müssen.

Bei der Migration von Dokumenten zu SharePoint Online migrieren Sie also auch Metadaten, die für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Dokumentorganisation unerlässlich sind. Einige Herausforderungen, die auftreten können, umfassen inkorrekte Zuordnung von Werten, Überschreibung vorhandener Metadaten, inkompatible Metadatenfelder, wenn die Quell- und Zielumgebung unterschiedliche Metadatenfelder und -eigenschaften haben, usw.

Migrationsausfallzeit

Schließlich ist das größte Hindernis für alle die Ausfallzeit, die in der gesamten Organisation während der Migration auftritt. Dies kann offensichtlich die Geschäftstätigkeiten und Benutzerproduktivität beeinträchtigen, da der Zugriff auf Bibliotheken vorübergehend ausgesetzt werden muss. Insbesondere wenn es blinde Flecken während der Migrationsplanungsphase gibt, kann dies die Ausfallzeit erhöhen, da alle Fehler während der Migration behoben werden müssen.

Es ist am besten, Benutzer auf die Migration vorzubereiten und klare Kommunikation über den Prozess, potenzielle Störungen und Änderungen in der Funktionalität nach der Migration zu bieten. Außerdem ist es wichtig, vor der Initiierung der SharePoint-Dokumentbibliotheksdatenmigration die vorhandenen Daten zu bewerten und große Dateien zu identifizieren, die Herausforderungen darstellen könnten.

2 Methoden zur Migration Ihrer umfangreichen SharePoint-Dokumentbibliothek (Die richtigen Migrationstools wählen)

Sie sollten die Hilfe eines SharePoint-Migrationstools in Anspruch nehmen, um Ihre Dokumentbibliotheken zu migrieren. Schauen wir uns diese zwei Lösungen an:

1. Microsofts SharePoint Migration Tool (SPMT)
2. ShareGate Migrate

Microsofts SharePoint Migration Tool (SPMT)

Das SharePoint Migration Tool SPMT ist gut für einfache Dateimigrationen von Dateifreigaben oder einem traditionellen Dateiserver. Aber es können Herausforderungen auftreten, wenn Sie Dokumentbibliotheken mit Dokumentsätzen, Lookups oder Metadaten migrieren, angesichts der begrenzten Fähigkeiten des Tools.

Mit Microsofts Standard-Tool müssen Sie Dokumentbibliotheken manuell zu Ihrer Zielumgebung migrieren. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Prozess:

Schritt 1: Bereiten Sie die Quell- und Zielumgebung vor

Hier installieren Sie das SharePoint Migration Tool auf Ihrem Computer, falls Sie es noch nicht getan haben, und stellen sicher, dass die notwendigen Berechtigungen vorhanden sind, um sowohl auf die Quelle als auch das Ziel zuzugreifen.

Schritt 2: Migrieren Sie SharePoint Online-Dokumentbibliotheksinhalte

Verwenden Sie die OneDrive Sync-App, um Ihre SharePoint Online-Dokumentbibliothek mit dem Datei-Explorer zu synchronisieren. Dies erleichtert es, Dateien vor der Migration zu überprüfen und zu organisieren. Beachten Sie nur – die Synchronisierung erfasst keine Berechtigungen, Metadaten oder Versionshistorie, also benötigen Sie einen Plan, um diese zu bewahren.

Schritt 3: Archivieren Sie die SharePoint-Liste in Excel

Archivieren Sie Ihre SharePoint-Liste in Microsoft Excel durch die folgenden Schritte:

• Navigieren Sie zur gewünschten SharePoint-Liste
• Klicken Sie auf der Listen-/Bibliotheks-Registerkarte auf 'Nach Excel exportieren'
• Klicken Sie auf 'Öffnen'
• Wählen Sie aus, wo Sie die Daten ablegen möchten, indem Sie unter 'Daten importieren' prüfen
• Als Nächstes wird die Liste nach Excel exportiert
• Speichern Sie die Datei in Ihrem lokalen Verzeichnis und folgen Sie demselben Prozess für alle anderen SharePoint-Listen

Schritt 4: Geben Sie Quell- und Zieldetails an

Nach der Eingabe der Quellumgebungsdetails geben Sie Informationen über die Zieldokumentbibliothek an, zu der die Daten migriert werden sollen.

Schritt 5: Konfigurieren Sie Migrationseinstellungen

Konfigurieren Sie Ihre Migrationseinstellungen, einschließlich Berechtigungen, Metadaten und Versionen, unter anderen Optionen.

Schritt 6: Fügen Sie die Dokumentbibliothek hinzu

Wählen Sie die Dokumentbibliothek aus, die Sie migrieren möchten, aus der Liste der verfügbaren Bibliotheken in der Quell-SharePoint-Site.

Schritt 7: Überprüfen und starten Sie die Migration

Schließlich ist es Zeit, den Migrationsprozess zu überprüfen und zu starten. Vor dem eigentlichen Migrationsbeginn analysiert das SharePoint Migration Tool die Quelldokumentbibliothek, um potenzielle Probleme oder Konflikte an jedem Endpunkt zu überprüfen. Wenn etwas auftaucht, überprüfen Sie den Analysebericht und beheben Sie alle Warnungen oder Fehler. Sobald alles geklärt ist, klicken Sie auf 'Migrieren', um den Migrationsprozess zu starten!

ShareGate verwenden, um umfangreiche SharePoint-Dokumentbibliotheken zu migrieren

‍

ShareGate zur Automatisierung der Migration von Dokumentbibliotheken und Objekten zu verwenden, ist eine einfache Lösung, die entwickelt wurde, um komplexe Migrationen zu vereinfachen, mit Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, benutzerdefinierte Metadaten in Masse zu verwalten und zu migrieren. Außerdem kommen regelmäßig neue Funktionen heraus (getrieben von Benutzerfeedback).

Ist die Migration zu groß und komplex? Vertrauen Sie auf ShareGate. Das Tool hat zusätzliche Funktionalität, um die Begrenzungen von Microsofts Standard-Migrationstool zu bewältigen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Dokumentbibliotheken mit dieser Methode migrieren:

Schritt 1: Bestätigen Sie Administrator-Berechtigungen

Beginnen Sie damit zu überprüfen, ob Sie die notwendigen administrativen Berechtigungen haben, um eine Migration durchzuführen, da dies eine Anforderung mit ShareGate ist. Schauen Sie hier für Informationen über den Administratormodus.

Schritt 2: Inhalte kopieren

Als Nächstes wählen Sie die Dokumentbibliotheksinhalte aus, die Sie migrieren möchten. Dazu wählen Sie 'Kopieren' aus dem Menü und dann 'Struktur und Inhalt kopieren.' Schauen Sie in unsere Dokumentation für weitere Informationen darüber, wie Sie dies in ShareGate tun.

‍