Wie eine gute Microsoft 365 Governance-Strategie die Produktivität verbessert

Governance ist mehr als nur die Gewährleistung von Compliance und Sicherheit: Es kann echte Produktivität in Ihrer gesamten Organisation anstoßen. Sehen Sie sich unsere Tipps an, wie Sie dies mit Microsoft 365 erreichen können.

Governance ist der Herzschlag jedes IT-Administrators in der Microsoft 365-Welt.

Mit Governance ist die IT der Dirigent eines Orchesters und stellt sicher, dass alle Musiker das richtige Tempo befolgen und harmonisch spielen. Im Kontext der Microsoft 365-Verwaltung steht Governance im Mittelpunkt und diktiert die Spielregeln, die Choreografie der Zusammenarbeit und die Sicherheitsmaßnahmen, die Ihre digitale Performance im Griff behalten. 

Die vielen Funktionen von Microsoft 365 sind darauf ausgelegt, nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen, aber das funktioniert nicht einfach so von Anfang an. Durch Governance können IT-Manager Standards und Protokolle etablieren, um Prozesse zu rationalisieren und die Tool-Nutzung zu verbessern, was Endbenutzer stärkt und zu mehr Autonomie und Produktivität führt. Ach ja, und – kleines Detail – es hilft auch dabei, Ihre Umgebung zu schützen. 

Ob Sie nun ein IT-Virtuose sind oder nur in der IT-Welt dilettieren, unsere Mission ist kristallklar: Sie zum Helden Ihrer Microsoft 365-Geschichte zu machen, damit Sie Spitzenproduktivität im gesamten Unternehmen erreichen können. Arbeiten Sie intelligenter, nicht länger.

Governance und Risikomanagement 

Mehrere Komponenten sind erforderlich, um eine umfassende Governance-Strategie für Microsoft 365 zu entwickeln. Wenn Sicherheit, Zusammenarbeit, Effizienz und Compliance im Namen der Governance zusammenarbeiten, können Sie sicher sein, dass die digitale Landschaft Ihrer Organisation in guten Händen ist. Hier sind die wichtigsten Aspekte einer soliden Microsoft 365-Governance-Strategie: 

• Risikomanagement und Compliance: Dazu gehört die Identifizierung und Minderung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit externer Freigabe und Gastzugang. Richtlinien werden festgelegt, um sicherzustellen, dass sensible Daten geschützt werden und die Einhaltung Ihrer Richtlinien gewährleistet ist. 
• Prozess-Rationalisierung: Die Etablierung effizienter Workflows und standardisierter Prozesse, um sicherzustellen, dass Aufgaben organisationsweit konsistent ausgeführt werden, reduziert Verwirrung und Fehler und erhöht die Gesamtproduktivität. 
• Bereitstellung, Überwachung und Berichterstattung: Automatisierte Bereitstellung ist entscheidend für jede Governance-Strategie. Templates verhindern, dass Benutzer Arbeitsbereiche und Inhalte erstellen, die gegen Richtlinien verstoßen, sodass IT-Teams sicher sein können, dass alles, was erstellt wird, compliant und sicher ist. Die Überwachung macht es einfach, Compliance und Performance im Blick zu behalten, während Berichterstattung optimale Transparenz in Nutzung, Trends und potenzielle Probleme ermöglicht.
• Content-Lifecycle-Management: Die Definition von Richtlinien für die Aufbewahrung, Archivierung und eventuelle Entsorgung von Inhalten und Arbeitsbereichen stellt sicher, dass der Inhalts-Lebenszyklus von Anfang bis Ende geplant ist. Dies hält Ihre digitale Umgebung übersichtlich, relevant und compliant mit Schutzbestimmungen – außerdem haben Sie bessere Kontrolle über Ihre Speicherkosten. 

• Benutzerrollen und Berechtigungen: Die klare Definition von Benutzerrollen und Berechtigungen, um angemessene Zugriffsebenen zu Anwendungen, Dokumenten und Services zu gewähren, hilft dabei, die Datensicherheit zu wahren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Benutzer Zugang zu dem haben, was sie brauchen, ohne zu übertreiben. 
• Governance-Automatisierung: Die Nutzung von Automatisierungstools und Workflows zur konsistenten Durchsetzung von Governance-Richtlinien in Ihrer gesamten Microsoft 365-Umgebung reduziert manuelle Arbeit, gewährleistet Echtzeit-Compliance, macht das Risikomanagement effizienter und fördert die Zusammenarbeit. 

Angehen des M365-Risikomanagements: Erfahren Sie alles über automatisierte Governance.

Was ist Risikomanagement und warum ist es wichtig? 

Risikomanagement ermöglicht es einer Organisation, potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern, die sich negativ auf die Abläufe, Ziele oder Assets einer Organisation auswirken könnten. Es ist ein proaktiver Prozess, der die Sicherheitslage einer Organisation verbessert und gleichzeitig die Produktivität fördert. 

Hier sind einige Gründe, warum Risikomanagement der Schlüssel zu einer sicheren und produktiven Arbeitsumgebung ist: 

• Geschäftskontinuität: IT-Unterbrechungen, ob durch Cyber-Vorfälle, Systemausfälle oder Naturkatastrophen verursacht, können den Betrieb zum Stillstand bringen. Risikomanagement erleichtert die Entwicklung von Backup-Plänen und Disaster-Recovery-Protokollen. Dies stellt sicher, dass Ausfallzeiten (falls vorhanden) minimal sind, wodurch die Geschäftskontinuität aufrechterhalten und die Produktivität positiv beeinflusst wird. 
• Ressourcenzuweisung: Durch die Identifizierung potenzieller Risiken können Organisationen Ressourcen (finanziell, personell und technisch) effektiver zuweisen, um diese Risiken anzugehen und zu verhindern, anstatt reaktiv zu sein und nach Vorfällen zu löschen. Früh Zeit in die Planung zu investieren, zahlt sich langfristig in Bezug auf Produktivität aus – und mehr. 
• Fundierte Entscheidungen treffen: Der Prozess der Implementierung von Risikomanagement-Protokollen bietet Einblicke in die potenziellen Konsequenzen verschiedener Aktionen oder Initiativen. Dies informiert die Entscheidungsfindung und hilft Organisationen, Wege zu wählen, die Risiken minimieren und Belohnungen maximieren. Dies ist ein weiterer Fall, wo es sich lohnt, Zeit in die Planung zu investieren, weil Sie diese Zeit bei wichtigen Entscheidungen zurückbekommen. 
• Proaktiver Ansatz: Anstatt nur auf Vorfälle zu reagieren, ermöglicht Risikomanagement Organisationen, vorauszudenken und eine proaktive Haltung einzunehmen. Durch die frühzeitige Identifizierung von Risiken können Organisationen Schritte unternehmen, um sie von vornherein zu verhindern – oder sich zumindest zuversichtlich und vorbereitet fühlen, falls und wenn Risiken sich materialisieren. 

• Vertrauen und Zuversicht: Die Implementierung von Risikomanagement in Ihrer Organisation demonstriert ein Engagement für Handeln – nicht nur darüber reden, sondern es tatsächlich tun. Dies fördert Vertrauen und Zuversicht bei Kunden, Partnern und Stakeholdern. 
• Langfristige Nachhaltigkeit: Organisationen, die Risiken effektiv managen, sind besser gerüstet, um Stürme zu überstehen, sich an verändernde Umstände anzupassen und langfristige Nachhaltigkeit zu gewährleisten. 

Was sind die Ergebnisse reibungsloser IT-Governance? 

Karuana Gatimu, Principal Product Manager bei Microsoft, teilte unschätzbares Wissen mit uns über die Erreichung reibungsloser IT-Governance in Microsoft 365 und warum sie wichtig ist. Sie erklärte die folgenden Ergebnisse als einleuchtende Gründe, um Microsoft 365-Governance-Best-Practices zu priorisieren: 

• Verbesserte Benutzerakzeptanz: Effektive Governance legt den Grundstein für nahtlose Benutzerakzeptanz. Robuste Governance ermöglicht es, dass Benutzer-Hindernisse auftauchen. Die Identifizierung von Hindernissen ist nur der erste Schritt; wenn diese nicht beseitigt werden, sollten Sie sich auf das Aufkommen von Schatten-IT vorbereiten, die oft von Sicherheitsschwachstellen begleitet wird. 

• Mühelose Arbeitserfahrung: Die Implementierung starker Governance rationalisiert Prozesse und verstärkt Effizienz und Ergebnis. Das bringt nicht nur Freude für Endbenutzer, sondern führt Organisationen auch auf einen Weg zu bemerkenswerten Erfolgen. 
• Reduzierte Komplexität: Durch die Annahme eines reibungslosen IT-Governance-Ansatzes minimieren Sie erheblich das Risiko von Unordnung und Ausbreitung in Ihren Microsoft 365-Landschaften. Dies vereinfacht das Arbeitsleben aller und erhöht auch die Produktivität. 
• Stärkung der Benutzer: Microsoft 365 ist darauf zugeschnitten, Endbenutzer in ihren digitalen Bereichen zu stärken. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Self-Service priorisiert wird. Dies ermöglicht es Endbenutzern, Teams, Sites und Seiten unabhängig zu verwalten und dadurch die Zusammenarbeit zu fördern. 
• Praktikabilität mit ShareGate: Für die praktische Implementierung sollten Sie die Integration von ShareGate in Betracht ziehen. Betrachten Sie unser Tool als Ihren persönlichen automatisierten Verbündeten, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Microsoft 365-Domänen effektiv zu beherrschen und zu regulieren. 

"Wenn [Endbenutzer] kein neues Team bekommen können oder wenn sie ein Dokument nicht einfach teilen können, werden Sie sie verlieren."

Karuana Gatimu, Principal Product Manager bei Microsoft

"Wenn [Endbenutzer] kein neues Team bekommen können oder wenn sie ein Dokument nicht einfach teilen können, werden Sie sie verlieren", sagte Karuana.

Ihrer Ansicht nach werden "sie einen Weg finden, es mit ihrem persönlichen Account zu versenden oder etwas wirklich Schlimmes machen, wie es auf einem anderen File-Sharing-Service zu speichern, der nicht für Ihr Unternehmen genehmigt ist." 

Was genau können wir also tun, um reibungslose IT-Governance zu erreichen?

In Karuanas Sicht umfasst ein nahtloser Ansatz zu IT-Governance-Best-Practices innerhalb von Microsoft 365 drei Kernkomponenten: 

1. Hygiene: Organisationen müssen Konfigurationen und Richtlinien bewerten, um sicherzustellen, dass ihre Umgebungen gut organisiert und korrekt eingerichtet sind. Dies wird besonders kritisch für Organisationen, die während der COVID-Pandemie schnell Lösungen implementierten, aber ihre Einrichtung nie wirklich fein abstimmten. 
2. Automatisierung: Ohne eine Hygiene-Überprüfung bleiben IT-Abteilungen möglicherweise unaware der bestehenden Automatisierungsfähigkeiten, die für Governance zugeschnitten sind. Wenn ein IT-Team unternehmensweite Automatisierung überall dort implementiert, wo es möglich ist, wird es viel effizienter, Microsoft 365 zu verwalten. Prozesse werden rationalisiert, was wertvolle Zeit für strategische Initiativen freigibt. 
3. Zusammenarbeit mit Endbenutzern: Nach der Implementierung von Hygiene und automatisierter Governance für Microsoft 365 ist es entscheidend, eng mit Personen zusammenzuarbeiten, die für die Benutzererfahrung innerhalb der Organisation verantwortlich sind. Durch die Zusammenarbeit können Sie Hindernisse für Endbenutzer beseitigen. Das mag wie ein kleines Puzzleteil klingen, aber es hat das Potenzial, Herausforderungen wie Schatten-IT erheblich zu reduzieren. 

Wie Governance die Produktivität steigert 

In der dynamischen Landschaft der Microsoft 365-Verwaltung erweist sich Governance als ein Kraftpaket, das nicht nur das Terrain formt, sondern auch die Produktivität in die Höhe schnellen lässt. Ein strategischer Ansatz zur Governance kann tatsächlich den digitalen Spielplatz Ihrer Organisation revolutionieren.  

Karuna erklärte, dass Governance-Best-Practices