Wie Sie 5 häufige SharePoint-Migrationsprobleme überwinden

Die erfolgreiche Durchführung einer SharePoint-Migration erfordert sorgfältige Planung, aber Sie können einen reibungslosen Übergang erleben, wenn Sie die hier beschriebenen häufigen Herausforderungen bewältigen.

Ihre Inhalte in SharePoint und Microsoft 365 sind wertvoller denn je. Ob Sie es mit einer Fusion, Übernahme oder einfach einer Umstrukturierung zu tun haben – die Fähigkeit, diese Daten nahtlos zu migrieren, ist zu einer kritischen Notwendigkeit geworden.

Wie können Sie also die Engpässe, die Ihnen im Weg stehen könnten, erfolgreich angehen?

Ob Sie eine manuelle Migration durchführen oder ein Drittanbieter-Tool verwenden – die proaktive Berücksichtigung dieser häufigen Migrationsprobleme kann Ihnen helfen, Probleme zu vermeiden.

Häufige Herausforderung #1: Planung der SharePoint Online-Migration

Der eigentliche Planungsprozess kann ein echtes Problem darstellen. Es gibt viele Details zu beachten! Die meisten Unternehmen stehen vor der Migration großer Datenmengen mit komplexen Strukturen, angepassten Konfigurationen und Workflows.

Unabhängig von der Art der SharePoint-Migration, die Sie planen, müssen Sie Ihren Umzug sorgfältig planen: Migration von Daten von einem lokalen SharePoint-Server zu Microsoft 365, Reorganisation Ihrer SharePoint Online-Umgebung zur Integration von Microsoft Teams, Upgrade auf eine neuere SharePoint-Server-Version oder Konsolidierung von Mandanten nach einer Fusion.

Um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung für den Umzug bereit ist und dass Ihre Benutzer alles haben, was sie in ihrer neuen digitalen Heimat benötigen, stellen Sie die richtigen Fragen vor Ihrer SharePoint Online-Migration.

Lösung: Erstellen Sie eine umfassende SharePoint-Migrationsstrategie

Viele der Probleme während einer SharePoint Online-Migration entstehen durch mangelnde Planung. Was sieht also eine gute Planung tatsächlich aus?

Bewerten Sie zunächst Ihre bestehende Umgebung, um den Umfang und Zeitplan Ihrer Migration zu bestimmen. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Setups und Berechtigungen. Identifizieren Sie auch mögliche Hindernisse, um die Risiken klar zu verstehen.

Dann handeln Sie! Bereinigen Sie Ihre Inhalte, lösen Sie laufende Probleme und Unstimmigkeiten und optimieren Sie Ihre Site-Struktur. Sie können eine Testumgebung einrichten, um unerwartete Komplikationen anzugehen, bevor Sie die eigentliche Migration durchführen. Am wichtigsten ist es, Ihre Endbenutzer während des gesamten Planungsprozesses einzubeziehen, damit sie sich leicht an die neue Plattform anpassen können.

Die richtigen Informationen zu haben, ist entscheidend für die Planung eines erfolgreichen Umzugs – sowohl für das Verständnis der spezifischen Migrationsanforderungen Ihrer Organisation als auch für die Lösung von Herausforderungen, die Ihnen im Weg stehen könnten.

ShareGate hilft Ihnen, den Prozess zur Behebung von Problemen zu vereinfachen und bietet Ihnen einfachen und schnellen Zugang zu notwendigen Informationen in vorgefertigten und benutzerdefinierten Berichten:

• Site-Bericht: Organisieren und optimieren Sie Ihren Migrationsplan, indem Sie wichtige Informationen (z.B. Besitzer, Größe, Erstellungsdatum, letztes Änderungsdatum) über die Sites in Ihrer Quellumgebung anzeigen.
• Quellanalyse: Erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer bestehenden Assets und eine Liste potenzieller Probleme, auf die Sie während Ihrer Migration stoßen könnten, damit Sie genau wissen, was Sie beheben müssen, bevor Sie beginnen.
• Benutzerdefinierte Berichte: Passen Sie die meisten unserer Berichte an oder erstellen Sie neue, wenn Sie spezifischere Informationen über Ihre Umgebung benötigen.

Um eine solide Migrationsstrategie zu entwickeln, empfehlen wir, unsere ultimative SharePoint-Migrations-Checkliste zu befolgen.

Wann Sie auf diese Herausforderung stoßen können

Ein großes Unternehmen wird normalerweise großen Planungsanforderungen gegenüberstehen, wenn es sein internes SharePoint-Setup zu SharePoint Online verlagert. Sie möchten die Kapazität der Cloud nutzen, um bessere Zusammenarbeit und Skalierbarkeit zu ermöglichen. Leider beherbergt der komplexe lokale Server des Unternehmens einige ernsthaft unorganisierte Inhalte. Sie haben Daten über Site-Sammlungen und Dokumentenbibliotheken mit komplexen Workflows und Berechtigungen verteilt. Für eine reibungslose Migration muss ihr IT-Team die Größe und Komplexität des Projekts genau bewerten und dabei Ausfallzeiten und Datenverluste auf ein Minimum reduzieren. Die Entwicklung einer umfassenden Vorab-Migrationsstrategie hilft ihnen, diese potenziell schwer handhabbaren Herausforderungen anzugehen.

Häufige Herausforderung #2: Kompatibilität und Versionierung

Bei einer SharePoint-Migration sollte Ihre größte Priorität sein, Datenverluste zu vermeiden und Ihre Systeme ordnungsgemäß funktionsfähig zu halten. Um das zu erreichen, stellen Sie sicher, dass Ihr Legacy-System mit Ihrer neuen Umgebung kompatibel ist – und dass Ihre Daten nahtlos integriert werden.

Die Gewährleistung von Kompatibilität ist jedoch nicht einfach. Unternehmen müssen sich der entmutigenden Aufgabe stellen, eine Bestandsaufnahme von allem zu machen, was sie migrieren müssen, von ihren Inhalten bis zu ihren Site-Sammlungen. Und um die Integrität ihrer Inhalte zu wahren, müssen sie die komplexe Arbeit der Konvertierung von Daten aus verschiedenen Formaten, der Handhabung benutzerdefinierter Lösungen und Funktionen sowie der Behebung versionsspezifischer Einschränkungen leisten. Diese umfangreiche Grundlagenarbeit kann manchmal schwieriger sein als die Migration selbst!

Lösung: Führen Sie eine gründliche Analyse der bestehenden SharePoint-Umgebung durch

Wie können Sie bessere Entscheidungen treffen und Ihre Vorbereitung vereinfachen? Indem Sie sich die Zeit nehmen zu bestimmen, welche Inhalte grünes Licht für die Migration erhalten sollten – und diese Gelegenheit nutzen, um Ihre Daten zu bereinigen.

Nicht alles in Ihrer aktuellen Umgebung ist noch relevant. Migrieren Sie nur das, was Sie brauchen: die unverzichtbaren Daten, die Ihr Team benötigt, um seine Arbeit gut zu machen.

Aber lassen Sie duplizierte oder veraltete Inhalte zurück! Indem Sie Berichte ausführen, um Ressourcen zu finden und zu entfernen, die Ihre Organisation nicht mehr verwendet, beschleunigen Sie den Migrationsprozess. Und noch besser: Ihre SharePoint-Benutzer können in Ihrem neuen Ökosystem einfacher und schneller finden, was sie benötigen.

Ihre Bestandsaufnahme sollte Informationen wie diese umfassen:

• Menge und Art der Inhalte: Teams, Standardkanäle, private Kanäle, zugehörige SharePoint-Site usw.
• Speicherort der Inhalte: SharePoint-Teamsite, Microsoft Teams, Exchange-Team-Postfach, OneDrive usw.
• Benutzer, die auf die Inhalte zugreifen können: Zum Beispiel Gastbenutzer oder externe Freigabe.
• Potenzielle Aktionen, die für bestimmte Elemente erforderlich sind: Müssen Sie bestehende Struktur und Inhalte kopieren, externe Inhalte importieren oder Ihre Umgebung umstrukturieren?

Denken Sie daran, dass Migrationsprojekte je nach den einzigartigen Anforderungen und Umständen Ihrer Organisation sehr unterschiedlich aussehen können. Je nach Ihrem spezifischen Migrationsszenario müssen Sie möglicherweise zusätzliche Details und Schritte berücksichtigen, um erfolgreiche Kompatibilität und Versionierung zu gewährleisten.

Wann Sie auf diese Herausforderung stoßen können

Nehmen wir an, ein Unternehmen hat seine aktuelle SharePoint 2013-Umgebung stark mit verschiedenen benutzerdefinierten Lösungen, Workflows und Web Parts angepasst. Sie haben auch SharePoint Designer verwendet, um verschiedene Drittanbieter-Integrationen und -Funktionen hinzuzufügen und zu entwickeln.

Beim Wechsel zu SharePoint Online möchten sie sicherstellen, dass diese Anpassungen und Integrationen kompatibel sind. Sie müssen auch ihre Versionierungseinstellungen während der Migration angemessen handhaben. Um diese Herausforderung anzugehen, analysiert die Organisation ihre bestehende SharePoint 2013-Umgebung umfassend.

Das Fertigungsunternehmen Lallemand stand vor genau dieser Situation. Lassen Sie sich von ihrer Erfolgsgeschichte inspirieren, die detailliert beschreibt, wie sie den Bewertungsprozess bei der Migration von SharePoint vor Ort zu Online angegangen sind.

Häufige Herausforderung #3: Benutzerakzeptanz und Schulung

Leider ist es schwierig für Ihre neue SharePoint Online-Umgebung, in Ihrem Arbeitsplatz wirklich durchzustarten, wenn Ihre Benutzer nicht gelernt haben, wie sie sie richtig verwenden, oder nicht vollständig hinter der Veränderung stehen.

Ihre Endbenutzer könnten sich wehren, wenn Sie eine neue Plattform einführen, besonders wenn sie neu bei SharePoint Online sind oder mit der neuesten Version nicht vertraut sind.

Lösung: Entwickeln Sie einen Change-Management-Plan für kontinuierliche Unterstützung

Es macht keinen Sinn, eine komplexe Migration durchzuführen, wenn Sie Ihre Investition nicht maximieren. Vor der Migration sollten Sie ein robustes Governance-Framework etablieren, das Ihre Benutzer befähigt. Um das zu erreichen, müssen Sie einen Change-Management-Plan erstellen, der einen klaren Weg zum Erfolg bietet. (Sie können Störungen minimieren und Ordnung in das Übergangschaos bringen mit unseren Strategien für erfolgreiche Benutzerakzeptanz.)

Mit den richtigen Tools, Schulungen und Unterstützung ausgestattet, werden sie sich sicherer fühlen, die neue Plattform mit Leichtigkeit zu nutzen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie einbeziehen! Sammeln Sie Feedback, damit Sie ihre Bedenken vor dem Start ansprechen können. Auf diese Weise werden sie die Veränderung annehmen und SharePoint Online voll ausschöpfen.

Wann Sie auf diese Herausforderung stoßen können

Nehmen wir an, zwei Unternehmen fusionieren, jedes mit seinen eigenen cloudbasierten Daten- und Dokumentenmanagementsystemen. Eine Migration während einer Fusion kann unglaublich komplex sein. Es bedeutet, mit großen Datenmengen umzugehen, die oft in vielen Formaten gespeichert sind. Diese in eine einheitliche Umgebung zu konsolidieren kann entmutigend sein. Unternehmen müssen herausfinden,